कर्मचारी चिकित्सा जानकारी कभी कर्मचारी कर्मचारी फ़ाइल में नहीं मिली है
चूंकि चिकित्सा फ़ाइल में संवेदनशील और गोपनीय जानकारी होती है, इसलिए इसे एक सुरक्षित, लॉक, पहुंच योग्य स्थान में रहना चाहिए।
फाइल कैबिनेट जिसमें कर्मचारी चिकित्सा फाइलें हैं, उन्हें भी लॉक करना चाहिए और एचआर कर्मचारियों के पास एकमात्र चाबियाँ होनी चाहिए। कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइलों तक पहुंच केवल मानव संसाधन कर्मचारियों तक ही सीमित है।
1 99 6 के स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (एचआईपीएए) के लिए नियोक्ता को कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड को गोपनीय के रूप में सुरक्षित रखने की आवश्यकता होती है; चिकित्सा रिकॉर्ड अलग से और अन्य व्यावसायिक रिकॉर्ड के अलावा संग्रहित किया जाना चाहिए। कर्मचारी की सामान्य कर्मियों की फाइल में कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड कभी भी स्टोर न करें।
सूचना की गोपनीयता के कारण, रिकॉर्ड उन फाइलों से अलग किए जाने चाहिए जिन्हें पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों जैसे कर्मचारी एक्सेस कर सकते हैं। (असल में, यह सामान्य रूप से कर्मियों की फाइलों के लिए भी सिफारिश की जाती है - केवल एचआर कर्मचारियों का उपयोग दें।)
कर्मचारी चिकित्सा फाइल की सामग्री
ये उन वस्तुओं के प्रकार हैं जिन्हें कर्मचारी की चिकित्सा फ़ाइल में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए। यदि संदेह है, तो अपने कर्मचारियों की चिकित्सकीय संबंधित जानकारी की सुरक्षा के पक्ष में गलती करें।
- स्वास्थ्य बीमा अनुप्रयोगों और रूपों
- जीवन बीमा आवेदन और रूपों
- नामित लाभार्थी जानकारी
- किसी अन्य कर्मचारी लाभ के लिए आवेदन जिन्हें दृष्टि बीमा जैसे चिकित्सा जानकारी की आवश्यकता हो सकती है
- अनुपस्थिति के भुगतान या अवैतनिक चिकित्सा पत्तियों के लिए अनुरोध
- पारिवारिक चिकित्सा और छुट्टी अधिनियम (एफएमएलए) रिपोर्ट और संबंधित अनुप्रयोगों और कागजी कार्य
- चिकित्सक द्वारा हस्ताक्षरित एफएमएलए पेपरवर्क
- परिवार के सदस्य या बच्चे की बीमारियों के बारे में दस्तावेज़ीकरण जिसके लिए आप निरंतर देखभाल प्रदान करने के लिए एफएमएलए समय के लिए आवेदन करते हैं
- उन कर्मचारियों के लिए चिकित्सकीय रूप से संबंधित छुट्टी दस्तावेज जो काम से एफएमएलए समय के लिए अपात्र हैं
- चिकित्सक की परीक्षा, नोट्स, पत्राचार, और सिफारिशें
- एक चिकित्सक से अनुपस्थिति या मंदता के लिए चिकित्सकीय से संबंधित बहाने
- अनुशंसित चिकित्सक से दस्तावेज़ीकरण के साथ चिकित्सा नौकरी प्रतिबंध
- ओएसएएच-आवश्यक दस्तावेजों सहित दुर्घटना और चोट रिपोर्ट
- चोट या बीमारी की श्रमिकों की मुआवजे की रिपोर्ट
- कोई अन्य फॉर्म या दस्तावेज़ जिसमें कर्मचारी के बारे में निजी चिकित्सा जानकारी शामिल है।
यदि आप इन फ़ाइलों को 100 प्रतिशत गोपनीय रखते हैं, तो आपके कर्मचारी आप पर भरोसा करेंगे और आप कानून की भावना और महत्व को बनाए रखेंगे।
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