एचआर कितनी देर तक कर्मचारी रिकॉर्ड्स रखना चाहिए?

प्रमुख: संघीय कानून और राज्य कानून भिन्न हो सकते हैं

मानव संसाधन के बारे में बड़ी चीजों में से एक यह है कि हमारे पास कागजी कार्य है। टन और टन और टन। माना जाता है कि इन दिनों बहुत सारे इलेक्ट्रॉनिक हैं, लेकिन सिद्धांत अभी भी बना हुआ है। एचआर रिकॉर्ड रखता है। और, हमें उन अभिलेखों को रखने की जरूरत है, लेकिन कितनी देर तक?

यहां एचआर रिकॉर्ड रखने के लिए बुनियादी दिशानिर्देश दिए गए हैं। याद रखें, हालांकि, इन नियमों से राज्य कानून अलग-अलग हो सकते हैं। यदि राज्य कानून और संघीय कानून संघर्ष में हैं, तो हमेशा जो भी आवश्यकता है, उसके आधार पर रिकॉर्ड रखें।

पर्याप्त लंबे समय से बहुत लंबे समय तक कुछ रखना बेहतर है।

भर्ती रिकॉर्ड्स: 1 साल

नौकरी की पेशकश करने के फैसले के एक साल बाद आपको उन सभी रिज्यूमे, साक्षात्कार नोट्स, एप्लिकेशन, और जॉब पोस्टिंग और यहां तक ​​कि अपने आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के माध्यम से अपनी खोजों का रिकॉर्ड सहेजने की जरूरत है। इसलिए, यदि आप एक आवेदक से मुलाकात करते हैं, और पूरी प्रक्रिया तीन महीने तक गिरती है, तो यह तब तक नहीं है जब तक अंतिम भर्ती निर्णय नहीं लिया जाता है कि घड़ी टिकने लगती है।

आपको ऐसा क्यों करना है? यदि कोई भी आपके भर्ती निर्णय पर सवाल उठाता है, तो आपको यह दिखाने की आवश्यकता होगी कि आप किसी भी तरह से , आकार या रूप में अवैध रूप से भेदभाव नहीं कर रहे थे। अक्षमता अधिनियम , शीर्षक VII और कई अन्य लोगों जैसे कानूनों के लिए आपको यह दिखाने की आवश्यकता है कि आप अनुपालन में हैं। इन अभिलेखों को बनाए रखने से आप ऐसा करने में मदद कर सकते हैं।

ड्रग टेस्ट रिकॉर्ड्स: परिवहन नौकरियों के लिए 1 वर्ष या 5 साल

यदि आपको प्री-रोज़गार के लिए दवा परीक्षण की आवश्यकता है , तो यह भर्ती रिकॉर्ड का हिस्सा है और आपको परिणामों की प्रति एक वर्ष तक रखना चाहिए।

यदि आप अतिरिक्त दवा परीक्षण करते हैं, चाहे काम पर या यादृच्छिक जांच के हिस्से के रूप में, आपको इन रिकॉर्ड को एक वर्ष तक बनाए रखने की भी आवश्यकता है। हालांकि, अगर आप परिवहन नियमों के विभाग के अधीन हैं, तो दवा परीक्षण रिकॉर्ड के लिए न्यूनतम समय सीमा पांच साल है।

पेरोल / टाइमकार्ड, आदि .: समाप्ति के बाद 3 साल न्यूनतम, 5 साल अनुशंसित

कानून के लिए आपको इन अभिलेखों को तीन वर्षों तक बनाए रखने की आवश्यकता है, लेकिन हाल के मुकदमे का मतलब है कि आपके लिए उन्हें अधिक समय तक रखना बेहतर होगा।

आप एक रिकॉर्ड बनाए रखना चाहते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी को कितना भुगतान किया गया था, और उन्होंने आपकी कंपनी में अपने पूरे कार्यकाल के लिए कितने घंटे काम किया। कारण के बावजूद कर्मचारी छोड़ने के कम से कम पांच साल के लिए अपने रिकॉर्ड रखें।

छूट कर्मचारियों के लिए, निश्चित रूप से, आपको समय रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उनके वेतन वही काम किए गए घंटों की परवाह किए बिना समान हैं। हालांकि, अगर आपने किसी कर्मचारी को छूट के रूप में कभी भी वर्गीकृत नहीं किया है, तो उसे छूट नहीं दी जानी चाहिए, इन घंटों के काम करने वाले रिकॉर्ड आपको बकाया ओवरटाइम का भुगतान करने के लिए मार्गदर्शन कर सकते हैं ।

सुनिश्चित करें कि आपने कंपनी को भुगतान की गणना कैसे की है। उदाहरण के लिए, आपको ट्रैक करना होगा कि क्या यह सीधे वेतन, वेतन प्लस कमीशन, ओवरटाइम, टुकड़ा, या सीधे प्रति घंटा वेतन था।

आपको न केवल वेतन और कर प्रश्नों के लिए ऐसा करने की ज़रूरत है, बल्कि कई अन्य निर्णय कार्यरत घंटों की संख्या पर भरोसा करते हैं। उदाहरण के लिए, एफएमएलए के लिए योग्यता एक वर्ष में काम किए गए घंटों की संख्या पर निर्भर है। यदि आपके पास अंशकालिक छूट कर्मचारी है, तो आप एफएमएलए पात्रता निर्धारित करने के लिए समय रिकॉर्डिंग की आवश्यकता पर विचार करना चाहेंगे। आपको यह साबित करने में भी सक्षम होना चाहिए कि आपने अपने कर्मचारियों को उनके द्वारा किए गए सभी घंटों के लिए भुगतान किया है।

फॉर्म I-9: किराए के 3 साल बाद, समाप्ति के बाद 1 वर्ष, जो भी बाद में है।

कर्मचारी को किराए पर लेने के तीन साल बाद और रोजगार समाप्ति के बाद एक वर्ष के लिए, जो भी बाद में हो, कर्मचारी के आई -9 फॉर्म को अपने कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग से संग्रहीत करें।

स्वास्थ्य / पेंशन लाभ सूचना: 6 साल

आपको कम से कम छह वर्षों के लिए अपने सभी लाभों के लिए अपनी योजनाओं के अपने रिकॉर्ड रखने की जरूरत है। अदालतों ने यह माना है कि यदि कोई कर्मचारी आपको मुकदमा देता है, तो कहता है कि वह उच्च पेंशन का हकदार है, उदाहरण के लिए, नियोक्ता की ज़िम्मेदारी यह साबित करने की ज़िम्मेदारी है कि कर्मचारियों को यह साबित करने की ज़िम्मेदारी नहीं है कि वे ऐसा करते हैं। उन सभी सारांश योजना विवरण रखें।

यदि आपके पास पूर्व कर्मचारी हैं जो कोबरा के लिए योग्य हैं, तो उनके स्वास्थ्य लाभों को विस्तारित करते हुए, आपको उन रिकॉर्ड्स को सुरक्षित रखने के लिए छह साल तक भी रखना चाहिए। कानून प्रतिधारण निर्दिष्ट नहीं करता है, लेकिन चूंकि यह कर्मचारी सेवानिवृत्ति आय सुरक्षा अधिनियम (ईआरआईएसए) के तहत आवेदन कर सकता है क्योंकि इस कानून को छह साल के लिए प्रतिधारण की आवश्यकता है। सुरक्षित पक्ष पर रहने के लिए, उन रिकॉर्ड्स को फेंक न दें।

एफएमएलए रिकॉर्ड्स: 3 साल

जब कोई कर्मचारी एफएमएलए का अनुरोध करता है , तो आपको उस पेपर ट्रेल को रखने की ज़रूरत होती है, भले ही आप छुट्टी से इंकार कर दें। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक कर्मचारी की छुट्टी का ट्रैक रखें - जब यह शुरू हुआ और कितना समय उपयोग किया जाता है। यदि कर्मचारी के पास एफएमएलए का अंतराल है, तो सुनिश्चित करें कि आप हर छुट्टी को ट्रैक करते हैं और उपयोग किए गए घंटों की संख्या दस्तावेज करते हैं । तिथियां और घंटों की संख्या दस्तावेज की जानी चाहिए। याद रखें, एक दिन में कुछ घंटों के लिए, या सप्ताह में कुछ दिनों के लिए अस्थायी छुट्टी का उपयोग किया जा सकता है। इसे सब दस्तावेज करें और उन अभिलेखों को रखें।

याद रखें, यह एक व्यापक सूची नहीं है और केवल संघीय कानूनों पर लागू होती है। उदाहरण के लिए, आप एक संघीय ठेकेदार हैं या आपके राज्य के अलग-अलग मानकों हैं, तो आप अतिरिक्त रिकॉर्ड प्रतिधारण कानूनों के अधीन हो सकते हैं। संदेह में, इसे बाहर फेंक मत करो।

आप सोसाइटी ऑफ ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (एसएचआरएम) में रिकॉर्ड रखने और अनिवार्य रिपोर्टिंग के बारे में अतिरिक्त संसाधनों तक पहुंच सकते हैं।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि प्रदान की गई जानकारी, जबकि आधिकारिक, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है और रोजगार कानून और विनियम राज्य से राज्य और देश से देश में भिन्न होते हैं। कृपया सुनिश्चित करें कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हैं, कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता प्राप्त करें। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है।