व्यय प्रतिपूर्ति क्या है?

जब वे व्यवसाय पर पैसा खर्च करते हैं तो कर्मचारी वापस भुगतान कैसे करते हैं?

व्यय प्रतिपूर्ति कर्मचारियों को वापस भुगतान करने का एक तरीका है जब वे व्यवसाय से संबंधित खर्चों पर अपना पैसा खर्च करते हैं। ये खर्च आमतौर पर तब होते हैं जब कोई कर्मचारी व्यवसाय के लिए यात्रा कर रहा है लेकिन अन्य कार्य-संबंधी स्थितियों में हो सकता है।

यात्रा व्यय में आवास, उड़ानें, जमीन परिवहन, बेलहोप्स, भोजन और अन्य आकस्मिक खर्चों को शामिल किया जा सकता है, जो किसी सड़क पर सड़क पर अनुभव कर सकते हैं।

अन्य व्यावसायिक व्यय में ऐसे सामान शामिल हो सकते हैं जैसे क्लाइंट या संभावित कर्मचारियों को लंच, किताबें या अन्य शैक्षिक सामग्री खरीदने के लिए जो नियोक्ता कंपनी की संपत्ति रीसायकल करने के लिए खर्च को कवर या चलाते हैं।

एक संगठन की प्रतिपूर्ति के खर्चों के प्रकार कंपनी की व्यावसायिक यात्रा, मनोरंजन, और कर्मचारी हैंडबुक में सामान्य प्रतिपूर्ति योग्य खर्च नीतियों में पाए जाते हैं। अपनी कंपनी की नीतियों से परिचित हो जाएं क्योंकि आपका नियोक्ता विस्तारित यात्राओं पर सूखी सफाई और जिम सदस्यता के रूप में भिन्न खर्चों को कवर कर सकता है।

व्यापार यात्रा पर ग्राहक मनोरंजन एक और प्रतिपूर्ति योग्य खर्च है, लेकिन आपकी कंपनी की नीतियों को जानें ताकि आप किसी भी व्यय सीमा से अधिक न हों। आप इस तरह के व्यय के लिए अपने नियोक्ता के बजट को पार किए बिना आतिथ्य और विनम्रता का प्रदर्शन करना चाहते हैं।

लोकप्रिय अब कंपनी क्रेडिट कार्ड हैं जो वरिष्ठ स्तर के कर्मचारियों और अन्य कर्मचारियों को सौंपे जाते हैं जिन्हें अक्सर व्यवसाय के लिए यात्रा करना चाहिए।

अपने पैसे के साथ खर्चों के भुगतान के बजाय, कर्मचारी कंपनी क्रेडिट कार्ड के लिए घटनाओं और सुझावों के अलावा सभी को चार्ज करते हैं।

कर्मचारी के लिए प्रतिपूर्ति खर्च करने के लिए यह एक सुविधाजनक तरीका है क्योंकि क्रेडिट कार्ड बिल कर्मचारी के बिना रसीदों को बचाने और यात्रा व्यय रिपोर्ट भरने के बिना सटीक खर्च दस्तावेज करते हैं।

एक व्यय प्रतिपूर्ति रिपोर्ट भरना

कंपनी क्रेडिट कार्ड के उपयोग और नकदी का भुगतान करने के मामले में, कर्मचारियों को यात्रा से लौटने पर एक व्यय प्रतिपूर्ति रिपोर्ट भरनी होगी। कंपनी क्रेडिट कार्ड के साथ, उन्हें क्रेडिट कार्ड बिल पर दिखाई देने वाले स्पष्ट शुल्क से कम व्याख्या करना होगा (स्क्रैच से व्यय रिपोर्ट भरने से कहीं अधिक आसान)। वे कंपनी को अपने स्वयं के पैसे या क्रेडिट कार्ड के साथ भुगतान की गई अतिरिक्त घटनाओं के लिए भी चार्ज करेंगे।

जब कोई कर्मचारी नकद चुकाता है, तो उसे प्रतिपूर्ति का अनुरोध करने के लिए प्रत्येक व्यय की सूची, और कभी-कभी औचित्य की आवश्यकता होगी। इन्हें क्रेडिट कार्ड कंपनी के बयान के रूप में लेखांकन द्वारा समीक्षा की जाती है। एक अन्यायपूर्ण व्यय, या जो कंपनी नीति द्वारा छोड़ा गया है, की प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है - इसलिए, व्यापार यात्रा के संबंध में आपकी कंपनी की नीतियों को जानने की आवश्यकता है।

ज्यादातर कंपनियां एक तारीख निर्धारित करती हैं जिसके द्वारा कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति और उचित लेखांकन के लिए खर्च प्रतिपूर्ति रिपोर्ट दायर की जानी चाहिए। कर्मचारियों को इन नियमों का ध्यानपूर्वक पालन करने की आवश्यकता है क्योंकि कुछ संगठन समय सीमा के बाद किए गए खर्चों की प्रतिपूर्ति नहीं करते हैं। अपनी कंपनी के नियमों को जानें।

कर्मचारी व्यवसाय यात्रा खर्च का भुगतान करने के लिए एक और तरीका प्रति दिन के साथ है ।

व्यय प्रतिपूर्ति से संबंधित एक असामान्य पाठक प्रश्न

एक पाठक ने पूछा, "हमारे बाहरी बिक्री प्रतिनिधियों के पास बड़े क्षेत्र (कई राज्य) हैं और नियमित रूप से यात्रा करते हैं, अक्सर रात भर रहने की आवश्यकता होती है। इसे लेखांकन विभाग के माध्यम से मेरे ध्यान में लाया गया था, कि एक बिक्री प्रतिनिधि ने उनके साथ एक पालतू यात्रा की थी और होटल पालतू शुल्क को कंपनी क्रेडिट कार्ड पर चार्ज किया। उसने दावा किया कि होटल शुल्क को अलग नहीं करेगा और उसने कंपनी की प्रतिपूर्ति करने की योजना बनाई थी।

"मैं डूब गया हूं और इस स्थिति को संभालने के सुझावों के बारे में सुझाव ढूंढ रहा हूं। मेरे एचआर प्रवृत्त मुझे इस कर्मचारी को कंपनी के धन का दुरुपयोग करने के लिए लिखने के लिए कहते हैं, लेकिन मुझे बिक्री प्रबंधन से प्रतिरोध मिल रहा है जो मुझे एक विशिष्ट पालतू नीति बनाना चाहता है।

"कंपनी क्रेडिट कार्ड का हमारा उपयोग स्पष्ट रूप से बताता है, 'यह कार्ड केवल कंपनी के खर्चों के लिए उपयोग किया जाना है।

कार्ड के व्यक्तिगत उपयोग से कार्ड या समाप्ति को जब्त कर दिया जा सकता है। इसके अलावा, बिक्री प्रतिनिधि अनधिकृत शुल्कों के लिए जिम्मेदार होंगे। ' क्या आपने अतीत में इस तरह के विषय के बारे में लिखा है? "

एचआर प्रतिक्रिया: यहां आपको विचार करने की आवश्यकता है। क्या कर्मचारी लेखांकन में गया और समस्या की व्याख्या की कि होटल पालतू शुल्क को अलग करने में असमर्थ था? या, क्या वह लेखांकन में अपने खर्चों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करके पकड़ी गई थी?

सबसे पहले, यह विश्वास करना मुश्किल है कि होटल पालतू शुल्क को अलग करने में असमर्थ था। दूसरा, अगर होटल पालतू जानवर के लिए चार्ज को अलग करने में असमर्थ था, तो उसे कैसे पता चला कि लेखांकन पर वापस भुगतान करना क्या है?

अगर उसने पालतू जानवर के चार्ज के लिए भुगतान करने की योजना बनाई, तो उसे पकड़ा गया, और स्वेच्छा से भुगतान करने की पेशकश नहीं की गई, आपकी पॉलिसी दी गई, वह अनुशासनात्मक कार्रवाई का हकदार है । यह इस बात पर भी निर्भर करेगा कि आपने अतीत में इसी तरह की स्थितियों को कैसे संबोधित किया है। क्या अन्य कर्मचारियों ने विभिन्न खर्चों के लिए कंपनी की प्रतिपूर्ति की है और कोई अनुशासनात्मक कार्रवाई नहीं हुई है?

अक्सर जब आप किसी स्थिति की स्थिति देखते हैं, तो आप पाएंगे कि एक तरफ नीति है, और यह कैसे लागू किया गया है और दूसरी तरफ लागू किया गया है। अतीत में अन्य कर्मचारियों के इलाज के मुकाबले आप इस व्यक्ति को अलग-अलग इलाज नहीं करना चाहते हैं।

अनुशासनात्मक कार्रवाई क्रम में नहीं है यदि अन्य कर्मचारियों ने अतीत में इसी तरह के खर्चों के लिए कंपनी की प्रतिपूर्ति की है। याद रखें कि मैं एक वकील नहीं हूं इसलिए यह सिर्फ एक मानव संसाधन सहयोगी की राय है।

एक पालतू यात्रा नीति बनाना अनुशंसित नहीं है क्योंकि यह कंपनी का एक उदाहरण है जो किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत जीवन में हस्तक्षेप और ओवररेचिंग करता है। अगर कर्मचारी अपने पालतू जानवरों के साथ यात्रा करने के लिए भुगतान करना चाहते हैं, तो यह कंपनी की चिंता नहीं है।

जब तक पालतू जानवर अपनी रहने की लागत या यात्रा के व्यावसायिक उद्देश्यों में भाग लेने की उनकी क्षमता को प्रभावित नहीं करते हैं, यह नियोक्ता का व्यवसाय नहीं है। कर्मचारी, निश्चित रूप से, यात्रा पालतू engenders किसी भी अतिरिक्त शुल्क का भुगतान करना चाहिए।

आपकी यात्रा नीति थोड़ा उलझन में है और "अनधिकृत शुल्कों के लिए ज़िम्मेदार" के बारे में कुछ हिस्सों में मजबूती का उपयोग कर सकती है जब नीति पहले से ही बताई गई है कि केवल कंपनी के खर्चों की अनुमति है।

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