प्रश्न जो सहायता दक्षता, प्रदर्शनी क्षमता, और बिल्ड रैपपोर्ट
प्रभावी संचार के संचार की मेरी पसंदीदा परिभाषा "साझा अर्थ" के लिए पूरी तरह से संचार के संचार के सभी घटकों की आवश्यकता होती है। जब प्रश्न पूछे जाते हैं और उत्तर दिए जाते हैं तो यह विशेष महत्व है।
संचार में घटक
किसी भी संचार के लिए पांच घटक हैं और छठा जो कार्यस्थल का समग्र वातावरण है जिसमें संचार होता है। संचार के घटक हैं:
- संदेश भेजने वाला व्यक्ति। प्रेषक को संदेश स्पष्ट रूप से और पर्याप्त विस्तार से प्रस्तुत करना होगा ताकि रिसीवर प्रेषक के साथ साझा कर सके।
- संदेश के लिए संदर्भ। संदर्भ यह है कि संदेश के प्रेषक द्वारा संदेश कैसे वितरित किया जाता है। संदर्भ में गैरवर्तन संचार जैसे इशारे, बॉडी लैंग्वेज, चेहरे की अभिव्यक्तियां, और आवाज़ के स्वर जैसे तत्व शामिल हैं। संदेश के लिए अधिकांश संदर्भ केवल तभी उपलब्ध होता है जब रिसीवर संदेश प्रेषक को देख और सुन सके। ईमेल और आईएम इमोटिकॉन्स, उदाहरण के लिए, एक गरीब प्रतिस्थापन हैं क्योंकि प्रेषक उन्हें रिसीवर से इनपुट के बिना बना देता है।
संदर्भ का एक और टुकड़ा भावना सर्कल में शामिल भावनाएं है। क्या प्रेषक गुस्से में है? क्या प्रेषक संचार की सामग्री या प्रेषक के अपमानजनक सामग्री से उदासीन है? सामान्य मानव भावनाएं प्रभावित करती हैं कि कोई संदेश सफलतापूर्वक साझा किया गया है या नहीं।
- संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति। रिसीवर को ध्यान से और ध्यान से सुनना चाहिए, स्पष्टता के लिए प्रश्न पूछें, और यह पता लगाने के लिए पैरामीटर साझा करें कि रिसीवर प्रेषक के साथ साझा करता है। अगर रिसीवर प्रेषक पर भरोसा करता है, तो प्रभावी संचार में वृद्धि की संभावना बढ़ जाती है।
- आपके द्वारा चुने गए वितरण विधि। वितरण विधि को संदेश के अर्थ को व्यक्त करने के लिए सबसे प्रभावी माध्यम के आधार पर चुना जाना चाहिए। चूंकि कंप्यूटर और मोबाइल उपकरणों की सुबह से संचार विधियां बहुत विविध हैं, इसलिए डिलीवरी विधि के बारे में निर्णय अधिक जटिल हो गए हैं। वितरण विधि प्रेषक और रिसीवर दोनों की संचार आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।
संचार विधियों में मौखिक संचार, तत्काल संदेश (आईएम), ईमेल, पत्र, संकेत, पोस्टर, वीडियो, स्क्रीनशॉट, टेलीफोन, नोट्स, फॉर्म, लिखित दस्तावेज, आदि शामिल हैं। इन तरीकों का विस्तार जारी रहेगा, और उनके काम के साथ होने वाली हर चीज के बारे में तत्काल संचार के लिए कर्मचारी अपेक्षाएं बढ़ती रहेंगी।
व्यक्तिगत रूप से संचार में वृद्धि हुई है विशेष रूप से संगठनात्मक जानकारी के लिए जो परिवर्तन की मांग कर सकती है, कर्मचारी पहचान प्रदान कर सकती है, या मौके पर सवाल पूछ सकती है। व्यक्तिगत रूप से संचार भी अनुकूल है क्योंकि कर्मचारियों के पास घटक, संदर्भ तक पहुंच है।
- संदेश की सामग्री। संदेश की सामग्री को रिसीवर से समझ प्राप्त करने के लिए पर्याप्त विवरण में स्पष्ट और प्रस्तुत और वर्णित किया जाना चाहिए। यदि संदेश सामग्री रिसीवर की पहले से आयोजित मान्यताओं के साथ कुछ स्तर पर गूंजती है और कनेक्ट होती है, तो यह सबसे प्रभावी है।
अच्छे प्रश्न पूछने से संचार में वृद्धि होती है
जेम्स ओ। पाइल और मैरीन किरिच प्रभावी संचार की सहायता के लिए निम्नलिखित जोड़ते हैं।
मानव संसाधन से ग्राहक सेवा तक, बुरे प्रश्न लगभग हर कार्यस्थल को प्रदूषित करते हैं। खराब प्रश्न अक्सर अधूरे या भ्रामक उत्तरों को संकेत देते हैं और तालमेल को कमजोर कर सकते हैं। दूसरी ओर, अच्छे प्रश्न दक्षता, योग्यता और तालमेल निर्माण का एक मूल्यवान उपकरण हैं।
छह प्रकार के अच्छे प्रश्न हैं: प्रत्यक्ष, नियंत्रण, दोहराना, लगातार, सारांश, और गैर-प्रासंगिक। संक्षेप में उनका वर्णन करने के लिए:
- प्रत्यक्ष: आप मूल पूछताछ के साथ एक साधारण सवाल पूछते हैं।
- नियंत्रण: जब आप इसे पूछते हैं तो आप इसका उत्तर पहले ही जानते हैं। यह पता लगाने का एक तरीका है कि व्यक्ति झूठ बोल रहा है या नहीं, अनौपचारिक, और / या ध्यान नहीं दे रहा है।
- दोहराना: आप दो अलग-अलग प्रश्न पूछते हैं जो एक ही जानकारी के बाद हैं।
- निरंतर: वांछित जानकारी के सभी पहलुओं का पता लगाने के लिए आप एक ही सवाल से अलग-अलग तरीकों से पूछते हैं।
- सारांश: आप एक प्रश्न पूछते हैं जिसका उद्देश्य स्रोत को उत्तर पर वापस जाने का मौका देना है।
- गैर-प्रासंगिक: यह उस विषय से संबंधित नहीं है जिसके बारे में आप जानना चाहते हैं, लेकिन यह वह व्यक्ति है जिसके बारे में शायद झूठ नहीं बोलना चाहिए; यह यह देखने के उद्देश्य से कार्य करता है कि सत्य "जैसा दिखता है" और व्यक्ति को आपके लिए खोलने के लिए क्या मिलता है। यह पूछताछ विनिमय के संदर्भ में भी जुड़ा हो सकता है।
अच्छे प्रश्नों के 6 प्रकारों के बारे में विवरण
प्रत्यक्ष
प्रत्यक्ष प्रश्न सर्वश्रेष्ठ हैं: एक पूछताछ, एक क्रिया, और एक संज्ञा या सर्वनाम।
- तुम कौन हो?
- पार्टी में क्या हुआ?
- आप कार्यालय कब पहुंचे?
- कार की चाबियाँ कहां हैं?
- आपने बैठक को जल्दी क्यों छोड़ दिया?
- आपने उस आईपैड के लिए कितना भुगतान किया?
नियंत्रण
आप कब कहते हैं, "मैं जानबूझ कर सीधे सवाल पूछने वाला नहीं हूं?" जब आप प्रतिक्रिया की सच्चाई या सटीकता की जांच करते हैं, तो आप एक नियंत्रण प्रश्न का उपयोग करते हैं और स्थिरता की तलाश करते हैं।
नियंत्रण प्रश्न जानबूझकर प्रश्न हैं जिन्हें आप जवाब जानते हैं ताकि वे जानकारी की खोज के बारे में न हों। वे व्यवहार की खोज, भाषण के पैटर्न, और सच्चाई या सटीकता के स्तर के बारे में हैं। शायद यह वह व्यक्ति है जिसके बारे में आपने पहले व्यक्ति के बारे में बात की थी।
यदि आप जानते हैं कि आपकी मानव संसाधन टीम के किसी व्यक्ति ने कर्मचारी को विचलित कर दिया क्योंकि कर्मचारी ने व्यक्ति के बारे में शिकायत करने के लिए एक ईमेल भेजा है, तो आप एक नियंत्रण प्रश्न पूछ सकते हैं, "आज पामेला के साथ प्रदर्शन समीक्षा में यह कैसे चला गया?" आपके पास पहले से ही है सूचना; आप बस यह जानना चाहते हैं कि आपका एचआर व्यक्ति प्रश्न का उत्तर कैसे देता है।
दोहराना
आप एक ही जानकारी पर दो अलग-अलग तरीकों से आना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने पूछा, "बिक्री बल पर कितने लोग हैं?" जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं वह जवाब दे सकता है: "मैदान में 22 हैं।" बाद में, जब आप उसके साथ कुछ अलग बात कर रहे हों - जिन क्षेत्रों में कंपनी का पैर है, उदाहरण के लिए - आप पूछ सकते हैं, "आपके पास कितने बिक्री क्षेत्र हैं?"
वह जवाब दे सकता है, "22," जो बिक्री बल पर कर्मियों की संख्या की पुष्टि करने का एक तरीका है। यह एक पूर्ण परीक्षण नहीं है, लेकिन इससे पहले उसने जो कहा वह मूल्य और विश्वास देता है। वे दो अलग-अलग प्रश्न हैं जो प्रदान की गई जानकारी को पार करते हैं।
दोहराए गए प्रश्नों का उपयोग करने में, आप विसंगतियों को भी उजागर कर सकते हैं। यदि इस उदाहरण में आपका स्रोत जवाब देता है कि 28 बिक्री क्षेत्र हैं, तो आप कुछ स्पष्टीकरण चाहते हैं। शायद एक पूरी तरह से अच्छा कारण है - बिक्री बल में आम तौर पर 28 का पूरक होता है, लेकिन हाल ही में इतना कारोबार हुआ है कि वे छह छोटे हैं - लेकिन प्रतिक्रिया इस तथ्य पर संदेह करती है कि संख्या के बीच कोई मेल नहीं है कर्मियों और बिक्री क्षेत्रों की संख्या। इस विसंगति को इस मुद्दे को हल करने के लिए और पूछताछ की जानी चाहिए।
दृढ़
किसी भी विनिमय में जिसमें एक से अधिक उत्तरों को एक प्रश्न के लिए दिया जा सकता है, एक पूर्ण उत्तर प्राप्त करने के लिए लगातार पूछताछ का उपयोग करें। दोहराए गए प्रश्नों की तरह, लगातार सवाल भी उपयोगी होते हैं यदि आपको संदेह है कि व्यक्ति सत्य नहीं है।
"आप कैलिफ़ोर्निया में अपनी छुट्टियों पर कहाँ गए थे?" "डिज़नीलैंड" का जवाब प्राप्त हो सकता है। हालांकि यह संभव है कि डिज़नीलैंड एकमात्र जगह है, लेकिन यह सवाल है कि "और कहां?"
उस दोहराए गए सवाल को छोड़कर और डिज़नीलैंड के बारे में सीधे प्रश्नों पर जाने का मतलब है कि आप अपने मित्र की कैलिफ़ोर्निया यात्रा की पूरी तस्वीर प्राप्त करने का अवसर याद करते हैं जब तक कि वह जानकारी किसी अन्य समय बाहर निकलने के लिए न हो।
सारांश
सारांश प्रश्न सत्यता को निर्धारित करने के बारे में नहीं हैं जितना उन्होंने कहा है कि स्रोत पर वापस लौटने के लिए, इसलिए उन्हें सोचने का अवसर है, "क्या मैंने वास्तव में कहा था कि मेरा क्या कहना है?"
आप दो प्रकार के हैंचबैक से पूर्ण आकार के लक्जरी मॉडल तक सभी प्रकार की कारें बेचते हैं। एक युवा जोड़ा शोरूम में आता है और एक लक्जरी मॉडल का परीक्षण करने के लिए कहता है।
आप पूछते हैं, "आप ज्यादातर समय कार का क्या उपयोग करेंगे?"
"काम करने के लिए आगे और आगे संचार। हम एक ही इमारत में काम करते हैं, "वह कहती हैं।
"आप कार के लिए और क्या उपयोग करेंगे?"
"सप्ताहांत पर यात्रा मेरे माता-पिता को देखने के लिए। उस तरह की सामग्री। "वह रुकती है और जोड़ती है," वे एक सौ मील दूर रहते हैं। "
"आपको क्यों लगता है कि लक्जरी कार सबसे अच्छी पसंद है?"
वे एक नज़र का आदान-प्रदान करते हैं। वह कहता है, "हम इसे दूसरों की तुलना में बेहतर पसंद करते हैं।"
आप पूछते हैं, "आपका पसंदीदा रंग क्या है," आप उससे सीधे देख रहे हैं।
"लाल।"
"तो मुझे देखने दो कि मुझे यह अधिकार मिला है। मैंने सुना है कि आप लक्ज़री क्लास में एक लाल, पूर्ण आकार की कार चाहते हैं। यह विवरण आप जो चाहते हैं उसे कितना अच्छा लगा?" (आपने प्रासंगिक जानकारी के साथ अपना सारांश प्रश्न तैयार किया है इस मामले में।)
वे एक और नज़र का आदान-प्रदान करते हैं। उन्होंने कहा, "हमें लगता है कि एक और अधिक रंगीन रंग बेहतर हो सकता है।"
"लक्ज़री मॉडल के बारे में आपको क्या लगता है कि यह आपके लिए सबसे अच्छा है?" (फिर से, यह आपके द्वारा सुनाई गई संक्षेप में सारांश और सत्यापन का एक तरीका है। आप यह जानना चाहते हैं कि वे महंगे दिखने से इतने मोहक हैं या नहीं कार है कि वे किसी और चीज पर विचार नहीं करना चाहते हैं, या यदि पहला जवाब एक प्रमुख तथ्य छिप रहा था।)
"मेरे पिता कहते हैं कि यह सड़क पर सबसे सुरक्षित कार है।"
सारांश प्रश्न का उत्तर आपको बताता है कि वे वास्तव में इसे पसंद कर सकते हैं, लेकिन ऐसा नहीं लगता कि यह कैसा दिखता है। आप लाइनों के बीच पढ़ते हैं। वे सिर्फ अपने जीवन में एक साथ शुरू कर रहे हैं। उसके पिता ने उन्हें "सड़क पर सबसे सुरक्षित कार" खरीदने के लिए शायद डीलरशिप में भेज दिया है, जिससे वह उन्हें खरीदने में मदद करेगा। आप बिक्री के साथ आगे बढ़ने का फैसला करते हैं, यह जानकर कि डाउन पेमेंट और लोन एप्लिकेशन आपको बाकी की कहानी देगा।
कुछ लोग इस बिक्री मुठभेड़ में एम्बेडेड जैसे सारांश प्रश्न पूछने में सहज नहीं हो सकते हैं क्योंकि वे सरल दिमागी या अवांछित दिखना नहीं चाहते हैं। यदि आप सवाल पूछते हैं वैसे ही आपने पहली बार पूछा, तो उनके पास वैध निष्कर्ष हो सकता है।
यदि आप वाक्यांश बदलते हैं तो भी आप एक ही प्रश्न को लगातार दो बार पूछना नहीं चाहते हैं। पहली बार जब आप सवाल उठाते हैं और दूसरी बार कुछ दूरी डालकर, प्रश्न को थोड़ा सा दोहराते हुए, आप बस ऐसे व्यक्ति के रूप में आते हैं जो वास्तव में दूसरे व्यक्ति को क्या कहना है।
गैर-प्रासंगिक
आप यह पता लगा सकते हैं कि आपके प्रश्नों का उत्तर देने वाला व्यक्ति तनाव से बाहर निकलता है; एक गैर-प्रासंगिक सवाल तनाव को कम कर सकता है। या, शायद आपको अपने नोट्स को सोचने या संदर्भित करने के लिए समय चाहिए, इसलिए आप केवल थोड़ी सी जगह और समय खरीदने के लिए सवाल का उपयोग करें।
जैसे कि "अतीत में आपने किस परियोजना को विफल किया था?" और "आपने समस्या को ठीक करने का प्रयास कैसे किया?" आप आसानी से नौकरी के उम्मीदवार को महसूस कर सकते हैं जैसे कि वह युद्धक्षेत्र पूछताछ के बीच में है ।
उम्मीदवार कह सकता है, "मैंने एक आम लक्ष्य के आसपास विभाग को रैली करके समस्या का समाधान करने की कोशिश की - जिस तरह से मैं गेंद को मारने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपने बेटे की छोटी लीग टीम प्राप्त करता हूं।"
आप अपने स्क्रू-अप की चर्चा पर वापस आने से पहले और इसे ठीक करने का प्रयास करने से पहले, "आप कितने समय तक थोड़ा लीग प्रशिक्षित करते हैं?" उम्मीदवार को यह पूछकर एक ब्रेक दे सकता है।
अंत में, उन सभी प्रश्नों को बर्बाद करने के दो तरीके हैं जो सभी आवश्यक घटकों से शुरू होते हैं और अच्छे से कम गिरते हैं।
- प्रश्न से विचलित होने वाले बहुत से क्वालीफायर या अन्य शब्द और वाक्यांश जोड़ना। उदाहरण के लिए, "डाइनर में नाश्ते के लिए आपके पास क्या था जहां विनाइल काउंटर मल को तोड़ दिया गया था और नलिका टेप से ढका हुआ था?"
- उत्तर का इंतजार नहीं करना भी आम है। आप पूछते हैं, "आपका पसंदीदा भोजन क्या है?" व्यक्ति तुरंत जवाब देने के बजाय एक पल सोचता है। आप "रोस्ट गोमांस" में झुकते हैं, मौन एक प्रभावी पूछताछ उपकरण है।
जब आपको अपने कान खोलने की ज़रूरत होती है तो अपना मुंह खोलने के परिणामस्वरूप खोज, जानकारी, लीड न खोएं। प्रश्न पूछने से अधिक "दो कान, एक मुंह" नियम याद रखें।
पर्यावरण और संचार
संचार के उपरोक्त घटक साझा अर्थ को बढ़ावा देते हैं जब वे एक संदेश प्रभावी ढंग से वितरित करने के लिए एक साथ काम करते हैं। कार्य वातावरण जिसमें वे घटक होते हैं, संचार को प्रभावित करते हैं और संचार प्राप्त होता है या नहीं।
जब आप वैध प्रश्न पूछते हैं तो आप संबंध बनाते हैं और आत्मविश्वास को प्रेरित करते हैं। प्रश्न कार्यस्थल संचार के लिए नींव का एक और हिस्सा है जो अर्थ साझा करता है
एक ऐसे कार्य वातावरण में जो खुले संचार, कर्मचारी भागीदारी और सामान्य लक्ष्यों पर जोर देता है, संचार अधिक बार और अधिक प्रभावी होता है। लेकिन, महत्वपूर्ण संचार की अपेक्षा इन सर्वोत्तम कार्यस्थलों में बार को उच्च बनाती है। तो, यहां तक कि उच्च मनोबल , कर्मचारी-केंद्रित कार्य वातावरण में , कर्मचारी शिकायत करते हैं कि वे नहीं जानते कि क्या हो रहा है।
सभी घटकों और एक व्यक्तिगत कार्यस्थल के समग्र वातावरण की वजह से, संचार चुनौतीपूर्ण बना हुआ है। इस बारे में पुराने प्रश्न हैं कि उन्हें यह जानने की जरूरत है कि उन्हें कब और कब पता होना चाहिए कि किसी के भी संतुष्टि के बारे में पूरी तरह उत्तर नहीं दिया जाता है।
बहुत अधिक जानकारी के बारे में कर्मचारी शिकायतें , पर्याप्त जानकारी नहीं, और यहां तक कि, सूचना अधिभार, कार्यस्थलों में गूंजना जारी रखेगी। आप संचार की समस्या का कभी भी इलाज नहीं करेंगे, लेकिन प्रतिबद्धता और विचारशीलता के साथ, आप अपने पारस्परिक संचार और आपके कार्यस्थल संचार दोनों की प्रभावशीलता बढ़ा सकते हैं।
प्रभावी कार्यस्थल संचार से अधिक संबंधित