कर्मचारी कर्मियों की फाइल आम तौर पर लॉक किए गए स्थान पर लॉक, फायर-प्रूफ फ़ाइल कैबिनेट में संग्रहीत होती है जो मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए सुलभ है।
कर्मियों की फाइल में कर्मचारी की जानकारी की गोपनीयता सबसे महत्वपूर्ण है।
सभी कंपनी द्वारा रखी गई कर्मचारियों की फाइलों में से, कर्मचारी कर्मियों की फाइल नियोक्ता, पर्यवेक्षक या मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा जानकारी के लिए दिन-प्रतिदिन उपयोग की जाती है।
कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल सामग्री के बारे में विचार
एक कर्मचारी कर्मियों की फाइल में किसी दस्तावेज़ को दर्ज करते समय विचार करने के लिए मौलिक सिद्धांत और प्रश्न ये हैं।
- नियोक्ता को मुकदमे पर मुकदमा चलाने पर निर्णय लेने के लिए नियोक्ता को किसी विशेष दस्तावेज की आवश्यकता होगी? क्या नियोक्ता को कानून की अदालत में दस्तावेज़ की आवश्यकता होगी?
- क्या कर्मचारी जानता है और समझता है कि दस्तावेज़ उसकी कर्मियों की फाइल में दायर किया जाएगा? ज्यादातर मामलों में, नियोक्ता को दस्तावेज की सामग्री के साथ समझौते को इंगित करने के लिए कर्मचारी को दस्तावेज पर हस्ताक्षर करना चाहिए, लेकिन यह स्वीकार करने के लिए कि वे दस्तावेज़ से अवगत हैं और पढ़ चुके हैं।
- कर्मचारी के बारे में कोई आश्चर्य, राय या व्यक्तिगत नोट कभी भी कर्मचारी कर्मियों की फाइल में नहीं रखा जाना चाहिए। सिर्फ तथ्यों, कोई सट्टा विचार नहीं, कर्मचारी कर्मियों की फाइल में हैं।
एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की सामग्री
दस्तावेज के बारे में सिफारिशें निम्नलिखित हैं कि एक नियोक्ता को कर्मचारी कर्मियों की फाइल में रखना चाहिए।
रोजगार इतिहास
- नौकरी के लिए आवेदन
- बायोडाटा
- कवर पत्र फिर से शुरू करें
- शिक्षा सत्यापन
- रोजगार सत्यापन
- अस्वीकृति पत्र
- स्थिति नौकरी विवरण
- नौकरी विश्लेषण रिकॉर्ड
- नौकरी प्रस्ताव पत्र या रोजगार अनुबंध
- रोजगार एजेंसी या अस्थायी एजेंसी समझौते, अगर इस्तेमाल किया जाता है
- आपातकालीन संपर्क जानकारी
- कर्मचारी पुस्तिका की प्राप्ति दिखाते हुए हस्ताक्षर किए गए कर्मचारी हैंडबुक पावती फॉर्म
- कवर किए गए विषयों को दिखाते हुए और किसके द्वारा नए कर्मचारी अभिविन्यास से चेकलिस्ट
- कोई स्थानांतरण समझौते और दस्तावेज़ीकरण
- कर्मचारी और नियोक्ता (जैसे गैर-कॉम्पैक्ट समझौते , एक रोजगार अनुबंध , या कंपनी द्वारा प्रदान की गई कार से संबंधित एक समझौते) के बीच कोई अनुबंध, लिखित अनुबंध, रसीद, या पावती, उदाहरण के लिए
- रोज़गार के आधिकारिक रूपों के जीवन सहित: स्थानांतरण , पदोन्नति , आंतरिक नौकरी के आवेदन, और आगे के लिए अनुरोध
- रोजगार से संबंधित कोई अन्य दस्तावेज
कर्मचारी प्रदर्शन विकास और सुधार
- किसी भी प्रदर्शन मूल्यांकन या कर्मचारी विकास योजनाओं की प्रतियां
- कर्मचारी आत्म-आकलन
- किसी औपचारिक परामर्श सत्र से रिकॉर्ड्स
- उपस्थिति या मंदता पर नोट्स
- प्रदर्शन सुधार योजना दस्तावेज
- अनुशासनात्मक कार्रवाई रिपोर्ट
- कर्मचारी पहचान जैसे प्रमाण पत्र, मान्यता पत्र, और आगे प्रस्तुत किया गया
- कर्मचारी औपचारिक सुझाव और सिफारिशें, संगठन प्रतिक्रियाएं
- प्रशिक्षण अभिलेख
- प्रशिक्षण के लिए अनुरोध
- योग्यता आकलन
- प्रशिक्षण कक्षा या सत्र अधिसूचनाएं या कार्यक्रम
- हस्ताक्षरित मूल्यांकन की आवश्यकता है
- प्रशिक्षण व्यय रिपोर्ट
- ग्राहकों या सहकर्मियों की शिकायतें
रोजगार समाप्ति रिकॉर्ड्स
- कर्मचारी इस्तीफा पत्र
- साक्षात्कार दस्तावेज से बाहर निकलें
- कोबरा अधिसूचना
- रोजगार समाप्त चेकलिस्ट
- कर्मचारी के रोजगार के सभी पहलुओं के लिए अंतिम लेखांकन जैसे कि अंतिम पेचेक , छुट्टी का भुगतान, कंपनी की संपत्ति की वापसी, और आगे।
कर्मियों की फाइलों से संबंधित अतिरिक्त दस्तावेज उपलब्ध हैं।