अनुपस्थिति को कम करने के लिए पते अनुसूचित अनुपस्थिति
ज्यादातर कंपनियों के लिए, अनुपस्थिति के प्रबंधन की ज़िम्मेदारी मुख्य रूप से तत्काल पर्यवेक्षकों पर गिर गई है।
ये पर्यवेक्षक अक्सर एकमात्र ऐसे लोग हैं जो जानते हैं कि एक निश्चित कर्मचारी अनुपस्थित है।
वे किसी व्यक्ति की अनुपस्थिति के आस-पास की परिस्थितियों को समझने और प्रारंभिक चरण में किसी समस्या को ध्यान में रखते हुए सबसे अच्छी स्थिति में हैं। इसलिए, कंपनी की अनुपस्थिति प्रक्रियाओं में उनकी सक्रिय भागीदारी समग्र प्रभावशीलता और अनुपस्थिति नीति या कार्यक्रम की भविष्य की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति के प्रबंधन की उनकी भूमिका में आरामदायक और सक्षम हैं, उन्हें वरिष्ठ प्रबंधन का पूर्ण समर्थन होना चाहिए। सभी पार्टियों को अनुपस्थिति नीतियों और प्रक्रियाओं के उद्देश्य से अवगत होना चाहिए। विभागों के बीच विसंगति होनी चाहिए; एक नीति इसकी प्रभावशीलता खो सकती है।
अधिक स्थिरता प्रदान करने के लिए, पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति के प्रबंधन के बारे में उनकी जिम्मेदारियों में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए, सलाह दी जाती है कि प्रभावी रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार कैसे आयोजित करें, और आवश्यक होने पर अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के उपयोग में शिक्षित किया जाए।
पर्यवेक्षक की जिम्मेदारियां
यह सुनिश्चित करने के अलावा कि कर्मचारी की अनुपस्थिति के दौरान उचित रूप से कवर किया गया है, वहां कई अन्य महत्वपूर्ण कार्रवाइयां हैं जिन्हें पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति का प्रबंधन करने की आवश्यकता है। वे चाहिए:
- सुनिश्चित करें कि सभी कर्मचारी अनुपस्थिति से निपटने के लिए संगठन की नीतियों और प्रक्रियाओं से पूरी तरह से अवगत हैं,
- जब कर्मचारी एक बीमार में फोन करता है तो संपर्क का पहला बिंदु बनें,
- अपने कर्मचारियों के लिए उचित रूप से विस्तृत, सटीक और अद्यतित अनुपस्थिति रिकॉर्ड बनाए रखें, (उदाहरण के लिए, तिथि, बीमारी की प्रकृति / अनुपस्थिति के कारण, काम की तारीख पर अपेक्षित वापसी, यदि आवश्यक हो तो डॉक्टर का प्रमाणन),
- अनुपस्थिति के किसी भी पैटर्न या प्रवृत्तियों की पहचान करें जो चिंता का कारण बनती हैं,
- रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार, और
- जहां आवश्यक हो अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को लागू करें।
रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार
अनुपस्थिति को सर्वोत्तम तरीके से प्रबंधित करने के तरीके में पर्यवेक्षकों का प्रशिक्षण में प्रभावी और उचित रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार आयोजित करने के तरीके पर निर्देश शामिल होना चाहिए। हाल के राष्ट्रीय सर्वेक्षणों से संकेत मिलता है कि इन साक्षात्कारों को अल्पकालिक अनुपस्थिति के प्रबंधन के लिए सबसे प्रभावी उपकरण माना जाता है।
कार्यस्थल में अनुपस्थिति को नियंत्रित करने और प्रबंधित करने के प्रबंधन की मजबूत प्रतिबद्धता का प्रदर्शन करने के अलावा, कार्य-कार्य-कार्य चर्चा पर्यवेक्षक को कर्मचारी को वापस काम करने के लिए सक्षम करेगी। साक्षात्कार एक चेक को सक्षम करने में सक्षम होगा कि कर्मचारी काम पर लौटने के लिए पर्याप्त है।
आवश्यक कागजी कार्य पूरा किया जा सकता है ताकि अनुपस्थिति और इसका निष्कर्ष ठीक से दर्ज किया जा सके। तथ्य यह है कि किसी कर्मचारी के साथ अनुपस्थिति की जांच और चर्चा करने के लिए एक स्थापित प्रक्रिया हो सकती है, अपने आप पर, अपमानजनक कारणों से गैर-उपस्थिति के लिए निवारक के रूप में कार्य कर सकती है।
अनुपस्थिति के काम पर लौटने के बाद साक्षात्कार तुरंत यथासंभव किए जाने की आवश्यकता है (उसकी वापसी के एक दिन बाद नहीं)। कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के कारणों की रूपरेखा तैयार करने का पर्याप्त अवसर दिया जाना चाहिए। पर्यवेक्षक को किसी भी मुद्दे का पता लगाने के लिए साक्षात्कार का उपयोग करना चाहिए जिसमें कर्मचारी हो सकता है जो अनुपस्थिति का कारण बनता है।
लक्ष्य एक खुली और सहायक संस्कृति को बढ़ावा देना है । यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाएं हैं कि आवश्यकता होने पर सहायता और सलाह दी जाती है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी काम पर लौटने के लिए उपयुक्त है।
कर्मचारी औपचारिक संरचना के भीतर अनुपस्थिति के वास्तविक कारणों को समझाने के अवसर की सराहना करेंगे। पर्यवेक्षक को अनुपस्थिति के कारण दिए गए कारणों की प्रामाणिकता पर संदेह होना चाहिए, उसे किसी भी संदेह या चिंताओं को व्यक्त करने के लिए इस अवसर का उपयोग करना चाहिए।
हर समय, कर्मचारी को पता होना चाहिए कि साक्षात्कार केवल कंपनी प्रक्रियाओं का हिस्सा नहीं है, बल्कि एक महत्वपूर्ण बैठक जिसके दौरान अनुपस्थिति का उल्लेख किया गया है और भविष्य के रोजगार के लिए प्रभाव हो सकता है। कंपनी की अनुशासनात्मक प्रक्रिया , अनुपस्थिति के अस्वीकार्य स्तर की स्थिति में, कर्मचारी को समझाया जाना चाहिए।
बैठक के दौरान किसी भी समय साक्षात्कार दंड का एक रूप बनना चाहिए, लेकिन विभाग के भीतर अनुपस्थिति के असर को उजागर करने और समझाने के अवसर के रूप में देखा जाना चाहिए। कर्मचारियों के विशाल बहुमत को उनके काम और प्रबंधन से गर्व और उपलब्धि की भावना प्राप्त होती है, इन लोगों को जिम्मेदार वयस्कों के रूप में इलाज करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।
अनुपस्थिति अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं यदि अनुपस्थिति जारी है
निम्नलिखित दिशानिर्देश उन मामलों में किए जाने वाले अनुशंसित कदमों की रूपरेखा देते हैं जहां अल्पकालिक अनुपस्थिति को किसी विशेष अवधि में स्वीकार्य स्तर से ऊपर माना जाता है।
चरण 1: परामर्श साक्षात्कार
- तत्काल पर्यवेक्षक को अनुपस्थिति पर अपनी चिंता के कर्मचारी को सलाह देनी चाहिए, बीमारी के कारणों को स्थापित करने की कोशिश करें और यह निर्धारित करें कि उपस्थिति में सुधार के लिए क्या करने की आवश्यकता है।
- यदि इस चरण में किसी भी चिकित्सा स्थिति की पहचान की जाती है और नौकरी उपयुक्तता पर असर पड़ने की संभावना है, पर्यवेक्षक को कंपनी द्वारा अनुमोदित डॉक्टर के साथ नियुक्ति की व्यवस्था करनी चाहिए। यह पांच कार्य दिवसों के भीतर कर्मचारी के साथ लिखित में पुष्टि की जानी चाहिए।
- यदि चर्चा से, समस्या काम के लिए अंतर्निहित अविश्वास के कारण प्रतीत नहीं होती है, पर्यवेक्षक को कर्मचारी को सलाह देनी चाहिए कि, जबकि दर्ज बीमारियां वास्तविक हो सकती हैं, उपस्थिति में निरंतर सुधार की उम्मीद है या प्रक्रिया में अगला चरण रख लिया जायेगा।
- अगले छह महीनों के लिए उपस्थिति की समीक्षा प्रत्येक महीने स्वचालित रूप से की जाएगी।
चरण 2: पहली औपचारिक समीक्षा ( मौखिक चेतावनी चरण)
- यदि विश्लेषण और नियमित निगरानी के बाद कर्मचारी की अनुपस्थितियां खराब हो रही हैं, तो पर्यवेक्षक के साथ औपचारिक समीक्षा बैठक में भाग लेने के लिए उन्हें आमंत्रित किया जाना चाहिए।
- इस साक्षात्कार के लिए कर्मचारी को आमंत्रित करने वाले एक पत्र में अनुपस्थिति रिकॉर्ड का विस्तृत विवरण होना चाहिए। कर्मचारी को सलाह दी जानी चाहिए कि वह संघीय प्रतिनिधि या एक सहयोगी द्वारा उचित रूप से प्रतिनिधित्व करने का हकदार है।
- इस बैठक का उद्देश्य होगा:
- अनुपस्थितियों के अंतर्निहित कारणों पर चर्चा करने के लिए जारी रखें,
- उसकी अनुपस्थिति के सेवा और लागत के प्रभाव के कर्मचारी को, और
- कर्मचारी को सलाह दें (चिकित्सा सलाह लेने का निर्णय लेने के अलावा) कि यदि कोई पर्याप्त और निरंतर सुधार नहीं है , तो स्वीकार्य उपस्थिति स्तर को बनाए रखने में असमर्थता के कारण उसका रोजगार समाप्त हो सकता है। यह मौखिक चेतावनी का गठन करता है। - जहां चिकित्सा ध्यान जरूरी है, कार्रवाई तुरंत लेनी चाहिए। इसलिए बैठक को केवल प्रक्रिया के इस हिस्से को पूरा करने की अनुमति देने के लिए स्थगित कर दिया गया है। पांच कार्य दिवसों के भीतर, कर्मचारी को चिकित्सा सलाह प्राप्त करनी होगी। बैठक को फिर एचआर के साथ पुनर्जीवित किया जाता है और डॉक्टर की राय पर चर्चा की जाती है।
- यदि डॉक्टर काम के लिए फिटनेस की पुष्टि करता है, तो कर्मचारी को निरंतर अनुपस्थिति के परिणामों के बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।
चरण 3: द्वितीय औपचारिक समीक्षा (लिखित चेतावनी चरण)
- नियमित निगरानी से संकेत मिलता है कि अनुपस्थिति पैटर्न में कोई सुधार नहीं हुआ है, एचआर के साथ दूसरी औपचारिक बैठक की व्यवस्था की जाएगी।
- बैठक में कर्मचारी को आमंत्रित करने वाले पत्र में अनुपस्थिति रिकॉर्ड और फिर, प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी।
- बीमार स्वास्थ्य या बीमारी की प्रकृति में बदलाव के संबंध में बैठक में दी गई किसी भी नई जानकारी को कंपनी द्वारा अनुमोदित डॉक्टर द्वारा मूल्यांकन किया जाना चाहिए।
- कर्मचारी को उसके अनुपस्थिति रिकॉर्ड को समझाने का मौका दिया जाना चाहिए। यदि उपयुक्त हो, पर्यवेक्षक को कर्मचारी को सूचित करना चाहिए कि औपचारिक लिखित चेतावनी जारी की जा रही है और यह चेतावनी कर्मचारी की फाइल में निर्दिष्ट अवधि के लिए रहेगी । चेतावनी की एक प्रति कर्मचारी और उसके प्रतिनिधि को जारी की जानी चाहिए।
- कर्मचारी को सूचित किया जाना चाहिए कि कंपनी की उपस्थिति अपेक्षाओं का अनुपालन करने में विफलता और अनुपस्थिति के वर्तमान अस्वीकार्य रिकॉर्ड पर सुधार करने के लिए, कर्मचारी के रोजगार को समाप्त कर दिया जाएगा।
- जहां काम के लिए फिटनेस संदेह में है, डॉक्टर द्वारा प्राप्त मार्गदर्शन के अनुसार पुनर्वितरण विकल्पों के साथ आगे बढ़ें। पुनर्निर्माण प्रक्रिया और विकल्पों पर कर्मचारी के संघ प्रतिनिधि (यदि लागू हो) के साथ परामर्श लें।
चरण 4: कार्य से अस्थायी निलंबन
- यदि अनुशासनात्मक प्रक्रिया के पिछले चरणों के कार्यान्वयन के बाद, उपस्थिति में कोई सुधार नहीं होता है, तो प्रबंधन बिना किसी भुगतान के अस्थायी निलंबन के साथ आगे बढ़ सकता है। निलंबन का इरादा लेखन और समाप्ति तिथियों के विवरण के साथ लिखित में पुष्टि की जानी चाहिए। निलंबन पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि को भेजी जानी चाहिए (यदि लागू हो)।
चरण 5: रोजगार की समाप्ति
- अनुशासनात्मक प्रक्रिया में यह अंतिम चरण है जिससे कर्मचारी को काम पर उपस्थिति के लिए कंपनी की आवश्यकताओं का अनुपालन करने में असमर्थता के लिए खारिज कर दिया जाता है। बर्खास्तगी केवल एक वरिष्ठ प्रबंधक और मानव संसाधन के लिखित प्राधिकरण के साथ ही हो सकती है।
- कर्मचारी को कॉल करने वाले पत्र में फिर से प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी और अनुपस्थिति रिकॉर्ड की रूपरेखा होगी। कर्मचारी को सलाह दी जानी चाहिए कि, साक्षात्कार के परिणामस्वरूप, उसे कार्य कर्तव्यों को निष्पादित करने में असमर्थता के लिए खारिज कर दिया जा सकता है।
- फिर, कर्मचारी के स्वास्थ्य या काम के लिए क्षमता के संबंध में कोई नई जानकारी आने पर कंपनी के डॉक्टर से परामर्श लेना पड़ सकता है।
- यदि क्षमता के आधार पर खारिज करने का निर्णय लिया जाता है, तो बर्खास्तगी के पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि को भेजी जानी चाहिए (यदि उपयुक्त हो)।
- कर्मचारी को बर्खास्तगी के खिलाफ अपील करने का अधिकार हो सकता है। अपील कंपनी की अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के अनुरूप होनी चाहिए।
अनुपस्थिति प्रबंधन में चुनौतियां
ध्यान रखें कि पर्यवेक्षकों अक्सर उन लोगों पर रिपोर्ट करने में असहज या अनिच्छुक होते हैं जिन्होंने अनुपस्थिति के स्वीकार्य स्तर को पार कर लिया है। पर्यवेक्षकों पर पहले से ही कई दबावों के कारण, अनुपस्थिति नीतियों का निरंतर कार्यान्वयन हमेशा उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं है।
अनुपस्थिति के प्रबंधन से विषयपरकता को लेने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी कर्मचारियों का इलाज समान है, करना महत्वपूर्ण है । सभी के लिए लगातार, लगातार और निष्पक्ष होना जरूरी है। जब अनुपस्थिति को असंगत तरीके से संबोधित या संबोधित नहीं किया जाता है, तो कम मनोबल परिणाम हो सकता है।
अधिकांश कर्मचारी नीतियों और कार्यक्रमों की सराहना करेंगे जो दंडनीय के बजाय सुविधाजनक हैं । कठोर या दंडनीय उपाय जो कर्मचारियों को काम पर आने के लिए मजबूर करते हैं, परिणामस्वरूप कर्मचारियों को "काम पर अनुपस्थित" हो सकता है।
वे जितना संभव हो उतना कम करते हैं और उन्हें और अधिक करने के लिए किसी भी प्रयास का विरोध करते हैं। अन्य कार्यक्रमों को लागू किया जाना चाहिए जो कर्मचारियों को काम पर उपस्थित होने में मदद करें, जैसे लचीली कार्य शेड्यूलिंग , नौकरी साझा करना , उपस्थिति पुरस्कार और कल्याण कार्यक्रम।