कार्मिक फ़ाइलों की सामग्री के बारे में आपको क्या पता होना चाहिए
- नियोक्ता किसी भी कारण से जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होने पर सटीक जानकारी को आसान और संगठित करना चाहता है। आपातकालीन संपर्कों, कर्मचारी पतों में परिवर्तन, प्रदर्शन मूल्यांकन , अनुशासनात्मक पत्र , कर्मचारी पहचान , और रोजगार आवेदन सामग्री का ट्रैक रखने के बारे में जानकारी के प्रकार हैं जो नियोक्ता जल्दी से पहुंचने में सक्षम होना चाहते हैं।
- नियोक्ता को कर्मचारी चयन, प्रदर्शन, कार्य इतिहास, मुआवजे तर्क, और आंतरिक पदोन्नति अनुप्रयोगों जैसे कर्मियों के मुद्दों के बारे में दस्तावेज बनाए रखने की आवश्यकता है, कुछ ही नाम देने के लिए।
एक ईईओसी दावा, एक मुकदमा या किसी कर्मचारी को पदोन्नति या पदोन्नति की कमी को न्यायसंगत बनाने की आवश्यकता को भी जरूरी है कि नियोक्ता ने इस प्रकार के कर्मचारी दस्तावेज को एकत्र और बनाए रखा हो। - नियोक्ता के लिए संघीय या राज्य सरकारों द्वारा कुछ कर्मचारी रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। एक कर्मियों की फाइल में कर्मचारी की जानकारी व्यवस्थित करना पहुंच और कानूनी अनुपालन और तैयारी के लिए समझ में आता है।
कार्मिक फाइलों के प्रकार
एक नियोक्ता आमतौर पर कई प्रकार की कर्मियों की फाइलें रखता है, व्यावसायिक उपयोग के लिए, कर्मचारी गोपनीयता के लिए, चिकित्सा गोपनीयता के लिए, और कानूनी अनुपालन के लिए। मुझे किसी भी कानून से अनजान है जो कहता है कि नियोक्ता को कितनी फाइलें रखने की आवश्यकता है।
हालांकि, कई कानून हैं, और कर्मियों की गोपनीयता के लिए कर्मियों के सर्वोत्तम अभ्यास हैं, जो कर्मियों की फाइलों की सामग्री को नियंत्रित करते हैं और जिनके पास उस जानकारी तक पहुंच है।
ये कर्मियों की फाइलें हैं जो अमेरिका में अधिकांश नियोक्ता बनाए रखते हैं। (विश्वव्यापी कानून और प्रथाएं भिन्न हो सकती हैं।)
- कार्मिक फ़ाइल : यह मुख्य कर्मचारी फ़ाइल है जिसमें रोजगार संबंध का इतिहास शामिल है।
- पेरोल फ़ाइल : आप वेतन और लाभ के संबंध में सभी पेरोल मुद्दों के लिए एक अलग फ़ाइल बनाए रखना चाहते हैं।
- कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल : संघीय स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम 1 99 6 (एचआईपीएए) के लिए नियोक्ता को कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड को गोपनीय के रूप में सुरक्षित रखने की आवश्यकता होती है।
- I-9 कर्मचारी प्रपत्र : आपको सभी कर्मचारी (प्रति कर्मचारी नहीं) I-9 रूपों के लिए एक अलग फ़ाइल बनाए रखने की आवश्यकता है क्योंकि आप सरकारी कर्मचारी नहीं चाहते हैं, जो विभिन्न रूपों के तहत इन रूपों को जांचने के लिए अधिकृत हैं, आपके द्वारा देखे जा रहे हैं मुख्य, गोपनीय कर्मचारी कर्मियों की फाइलें।
कार्मिक फ़ाइलों के लिए कर्मचारी का उपयोग
मानव संसाधन कर्मचारियों के मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण के तहत कर्मचारियों को उनके कर्मचारी कर्मियों की फाइलों तक पहुंच की अनुमति है । कर्मचारी कर्मियों की फाइल नियोक्ता की संपत्ति मानी जाती है, जिनकी जिम्मेदारी उन्हें बनाए रखने और उनकी रक्षा करने की ज़िम्मेदारी है।
नमूना कार्मिक फ़ाइल नीति
आपकी कंपनी में उपयोग के लिए नमूना कर्मियों की फ़ाइल नीति निम्नलिखित है। यह उन विभिन्न फ़ाइलों पर चर्चा करता है जिन्हें अनुशंसित किया जाता है और जिनके पास प्रत्येक फ़ाइल तक पहुंच होनी चाहिए।
नमूना नीति
कंपनी प्रत्येक कर्मचारी के लिए तीन कर्मचारी फाइलें रखती है।
प्रत्येक कर्मचारी (आपकी कंपनी का नाम) के लिए एक कर्मियों की फाइल बनाए रखी जाती है। इन कर्मियों की फाइलों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा प्रबंधित और बनाए रखा जाता है।
इस फ़ाइल तक पहुंच एचआर कर्मचारियों तक ही सीमित है और मान ली जाती है कि प्रत्येक कर्मचारी का प्रबंधक कर्मचारी की कार्य निष्पादन से संबंधित दस्तावेजों के साथ अपनी स्वयं की फाइल रखता है।
एक कर्मियों की फाइल में विशिष्ट दस्तावेज में रोजगार आवेदन, एक पारिवारिक आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, दस्तावेज अनुशासनात्मक कार्रवाई इतिहास, एक फिर से शुरू करने, कर्मचारी पुस्तिका और एट-विल नियोक्ता हस्ताक्षर पत्र, वर्तमान व्यक्तिगत जानकारी, और नौकरी संदर्भ शामिल हैं।
सभी कर्मियों की फाइलों में एक ही दस्तावेज नहीं होते हैं लेकिन प्रत्येक कर्मियों की फाइल में कुछ दस्तावेज होते हैं जो समान होते हैं।
पेरोल फाइलें भी बनाए रखी जाती हैं; पेरोल फाइलों में कर्मचारी की नौकरियों, विभागों, मुआवजे में परिवर्तन, और इसी तरह का इतिहास शामिल है। पेरोल फ़ाइल तक पहुंच उचित लेखा और एचआर कर्मचारियों तक ही सीमित है।
एक कर्मचारी चिकित्सा फाइल भी बनाए रखा जाता है। चिकित्सा फ़ाइल की सामग्री मानव संसाधन नामित कर्मचारियों और कर्मचारी के रिकॉर्ड को छोड़कर किसी भी व्यक्ति के लिए उपलब्ध नहीं है, जिनके रिकॉर्ड फ़ाइल में बनाए रखा गया है। आपकी कंपनी के नाम पर), चिकित्सा फ़ाइलों को उच्चतम सुरक्षित भंडारण और गोपनीयता प्राप्त होती है।
एक सामान्य कर्मचारी घंटों के दौरान एक मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति से संपर्क करके एक कर्मचारी अपनी कर्मियों की फाइल देख सकता है। कोई भी कर्मचारी अपने कर्मियों की फाइल से किसी दस्तावेज़ को बदल या हटा सकता है जिसे एचआर स्टाफ व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।
कर्मचारी फ़ाइलों, कर्मचारी अभिलेख, मानव संसाधन फ़ाइलों, दस्तावेज़ीकरण के रूप में भी जाना जाता है
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