नियोक्ता के पास कई कर्मियों की फाइलें रखने के अच्छे कारण हैं- कुछ कानूनी और कुछ रोजगार के सर्वोत्तम अभ्यास उद्देश्यों के लिए।
दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता है ताकि नियोक्ता के पास कर्मचारी के रोजगार इतिहास का सटीक दृष्टिकोण हो। दस्तावेज़ीकरण नियोक्ता के निर्णयों का समर्थन करता है और नियोक्ता को मुकदमा-संरक्षित तरीके से संरक्षित कर सकता है।
कर्मियों की फाइल की सामग्री कर्मचारी के कैरियर के दौरान महत्वपूर्ण घटनाओं का ऐतिहासिक अवलोकन प्रदान करती है। वे कर्मचारी और उसके करियर के बारे में किए गए निर्णयों का समर्थन करते हैं। वे नियोक्ता, तर्क, स्थानांतरण, पुरस्कार और मान्यता, और फायरिंग निर्णयों के पीछे नियोक्ता के तर्क का प्रदर्शन करते हैं।
विभिन्न दिशानिर्देश विभिन्न कार्मिक फ़ाइल प्रकारों के साथ संबद्ध हैं
चूंकि कई प्रकार की कर्मियों की फाइलों की सिफारिश की जाती है, इसलिए विभिन्न नियमों और दिशानिर्देश प्रत्येक प्रकार की कर्मियों की फाइल से जुड़े होते हैं।
- उस कारण के आधार पर, प्रत्येक प्रकार की कर्मियों की फ़ाइल में मौजूदा और अलग-अलग सामग्री के लिए एक अलग कारण होता है।
- प्रत्येक प्रकार की कर्मियों की फाइल अलग-अलग संग्रहित होती है।
- अधिकांश संगठनों में कुछ कर्मचारियों के लिए एक कर्मियों की फाइल तक पहुंच प्रतिबंधित है। विभिन्न कर्मियों के फ़ाइल प्रकारों में अलग-अलग पहुंच दिशानिर्देश होते हैं।
- कर्मचारी की अपनी पत्नी की फाइल तक पहुंच की अनुमति है, लेकिन अधिकांश नियोक्ता कर्मचारी पुस्तिका में कर्मचारी कर्मियों की पहुंच नीति के साथ कर्मचारी पहुंच के लिए दिशानिर्देश स्थापित करते हैं । (विभिन्न राज्यों और अधिकार क्षेत्र में अलग-अलग नियम हैं, इसलिए अपने स्थान के लिए अद्यतित रहें।)
अधिकांश संगठन कर्मचारी के प्रबंधक को समग्र कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंचने की अनुमति नहीं देते हैं। वे उम्मीद करते हैं कि प्रबंधकों को अपनी स्वयं की कर्मचारी फाइल में प्रासंगिक दस्तावेज रखना चाहिए जो आधिकारिक कर्मियों की फाइल नहीं है।
- मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी कर्मियों की फाइलों के लिए जिम्मेदार है और जिम्मेदार है।
अनुशंसित कार्मिक फ़ाइलें
यहां कर्मियों की सिफारिश की गई फाइलों के प्रकार और उनके साथ काम करने के बारे में आपको क्या जानने की आवश्यकता है।
कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल
यह मुख्य कर्मचारी है जो नियोक्ता हर कर्मचारी के लिए रखता है। कर्मियों की फाइल प्रत्येक कर्मचारी के रोजगार इतिहास को स्टोर करती है। कर्मचारी कर्मियों की फाइल के बारे में आपको यह जानने की ज़रूरत है।
मेडिकल फाइल
कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल में गंभीर कानूनी प्रतिबंध हैं जो नियोक्ता को जानना चाहिए और ध्यान देना चाहिए। कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल की गोपनीयता और सामग्री के बारे में आपको यह जानने की आवश्यकता है।
पेरोल फ़ाइल
कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में कर्मचारी पहुंच चिकित्सा या कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंच से कम प्रतिबंधित है। पेरोल फ़ाइल में वेतन, लाभ चयन , वेतन दर में परिवर्तन, सजावट, और अन्य कानूनी दस्तावेज जो कर्मचारी के पेचेक को प्रभावित करते हैं, के बारे में जानकारी रखते हैं। विभिन्न लेखांकन और मानव संसाधन कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में जानकारी तक पहुंचते हैं।
कर्मचारियों के लिए आई -9 फॉर्म फ़ाइल
विभिन्न सरकारी एजेंसियों के अभिगम अधिकारों के कारण, आप कर्मचारी I-9 रूपों के लिए एक अलग फ़ाइल बनाए रखकर सर्वोत्तम अभ्यास का पालन करते हैं । I-9 रूपों को संग्रहीत करने के बारे में और जानें।
कार्मिक फाइलों का अवलोकन
बस कर्मचारी कर्मियों की फाइलों के बारे में त्वरित और बुनियादी विवरण चाहते हैं? कर्मचारी कर्मियों की फाइलों के अवलोकन के लिए यहां देखें।
कर्मचारियों के लिए कार्मिक फ़ाइल एक्सेस नीति
आप प्रत्येक कर्मचारी को यह जानना चाहते हैं कि उसकी कर्मियों की फाइल में क्या है, लेकिन आपको फ़ाइल की अखंडता, पूर्णता और पूर्णता को नियंत्रित करने की आवश्यकता है। कर्मचारी और नियोक्ता गोपनीयता बनाए रखना और सीमित पहुंच एक कर्मियों की फ़ाइल पहुंच नीति के साथ सुनिश्चित की जाती है।
एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में क्या शामिल नहीं है
ऐसी सामग्री के बारे में दिशानिर्देश ढूंढ रहे हैं जिन्हें किसी कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइल में कभी शामिल नहीं किया जाना चाहिए ? यहां सामग्री के बारे में मेरी सबसे अच्छी सिफारिशें दी गई हैं जिन्हें आप अलग-अलग, अनौपचारिक स्थान पर बनाए रखना चाहते हैं या बिल्कुल नहीं बनाए रखना चाहते हैं। अनियंत्रित और पूरी तरह से विचार किए गए दस्तावेज का प्रतिधारण आपको चोट पहुंचा सकता है।
प्रलेखन
क्या आप जानते हैं कि दस्तावेज क्या है? शब्द, दस्तावेज, रोजगार और मानव संसाधन की दुनिया में अक्सर फसलों। लेकिन, दस्तावेज़ीकरण का अर्थ और आप विशेष रोजगार कार्यक्रमों को क्यों दस्तावेज करना चाहते हैं, यहां पूरी तरह से कवर किया गया है।
> अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि प्रदान की गई जानकारी, जबकि आधिकारिक, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। कृपया सुनिश्चित करें कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हैं, कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता प्राप्त करें। यह जानकारी केवल मार्गदर्शन के लिए है।