कर्मचारी अपने नियोक्ता के साथ बाहर निकलने के साक्षात्कार में भाग क्यों नहीं लेते?
बाहर निकलने के साक्षात्कार के लिए अच्छी भागीदारी दर क्या है?
शोध से पता चलता है कि कागज और पेंसिल निकास साक्षात्कार के लिए औसत प्रतिक्रिया दर लगभग 30-35 प्रतिशत है।
इसका मतलब है कि 2000 कर्मचारियों और 15 प्रतिशत कारोबार दर वाली कंपनी प्रति वर्ष लगभग 100 पूर्ण निकास साक्षात्कार प्राप्त करने की उम्मीद करेगी। इस भागीदारी स्तर पर, संगठन कुल कर्मचारी आबादी के केवल 5 प्रतिशत से निकास प्रतिक्रिया प्राप्त कर रहा है।
थोड़ा अतिरिक्त प्रयास के साथ, आपको उस प्रतिक्रिया दर को दोगुना करने में सक्षम होना चाहिए। बाहर निकलने साक्षात्कार भागीदारी के लिए 65 प्रतिशत या बेहतर एक अच्छा लक्ष्य है। आप इसे कागज और पेंसिल निकास साक्षात्कार, वेब-आधारित ऑनलाइन निकास साक्षात्कार और टेलीफोन निकास साक्षात्कार के साथ पूरा कर सकते हैं।
बाहर निकलने के साक्षात्कार में अपनी भागीदारी को मापना
अपनी प्रतिक्रिया दर को मापने के लिए, उन कर्मचारियों की संख्या से पूर्ण निकास साक्षात्कार की संख्या विभाजित करें जिनसे आपने निकास साक्षात्कार का अनुरोध किया था। आदर्श रूप से, दूसरा नंबर समाप्ति की कुल संख्या के बराबर होना चाहिए लेकिन व्यावहारिक कारणों से, यह आम तौर पर मामला नहीं है।
उदाहरण के तौर पर, यदि आपके पास 125 लोगों से बाहर निकास साक्षात्कार हैं जिन्हें आपने निकास साक्षात्कार पूरा करने के लिए कहा है, तो आपकी भागीदारी दर 125/300 है जो 416 या 41.6 प्रतिशत के बराबर होती है।
यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि इस तरह की भागीदारी को ट्रैक करने के लिए आपके पास एक अच्छी विधि है। कम से कम, आप एक सुधार परियोजना की शुरुआत में और उसके बाद समय-समय पर भागीदारी दर को ट्रैक करना चाहते हैं।
एक आदर्श परिदृश्य एक चलने वाला औसत रखना है जिसे आप नियमित रूप से संदर्भित कर सकते हैं।
यह रीयल-टाइम नंबर तुरंत बाहर निकलने के साक्षात्कार में कर्मचारी भागीदारी में गिरावट (या वृद्धि) के लिए आपको अलर्ट करता है। एक ऑनलाइन निकास साक्षात्कार प्रबंधन प्रणाली आपके लिए यह स्वचालित रूप से करनी चाहिए।
बड़ी कंपनियां सहायक कंपनियों, बड़े डिवीजनों या भौगोलिक क्षेत्रों के लिए अलग-अलग भागीदारी दरों को ट्रैक करना चाहती हैं। छोटे से मध्यम आकार की कंपनियों को आम तौर पर संगठन के लिए कुल भागीदारी दर से लाभ हो सकता है।
यदि आप निर्णय लेते हैं कि बाहर निकलने के साक्षात्कार में आपकी भागीदारी दर में सुधार हो सकता है, तो अगला कदम आपके वर्तमान निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का विश्लेषण करना है । समीक्षा के लिए दो सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं:
- कर्मचारी बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा न करने का विकल्प क्यों चुन रहे हैं?
- क्या मानव संसाधनों को समय-समय पर और प्रभावी ढंग से जानकारी प्राप्त करने से मानव संसाधनों को रोकने में समस्याएं हैं?
कर्मचारी अपने निकास साक्षात्कार को पूरा नहीं कर रहे हैं
निकास साक्षात्कार पूरा करने के लिए कर्मचारी चुनने के कुछ कारण हैं:
- निकास साक्षात्कार बहुत लंबा है।
- बाहर निकलने के साक्षात्कार के सवाल उलझन में हैं या व्यक्तिगत रूप से आक्रामक हैं।
- कर्मचारी का मानना नहीं है कि निकास साक्षात्कार पढ़ा जाएगा या एक फर्क पड़ता है।
- कर्मचारी प्रतिक्रियाओं से डरता है।
- कर्मचारी कंपनी में नाराज है।
- कर्मचारी procrastinates या भूल जाता है।
- प्रक्रिया मुश्किल या असहज है।
यदि आप रेटेड प्रश्नों के साथ बाहर निकलने के साक्षात्कार सर्वेक्षण का उपयोग कर रहे हैं, तो 35-60 प्रश्न सही सर्वेक्षण की लंबाई के बारे में हैं। 60 से अधिक प्रश्न कर्मचारी के लिए लंबे और असहज महसूस करना शुरू कर देते हैं। यदि आप 70 प्रश्नों को पार करते हैं, तो आपको अधूरे निकास साक्षात्कार की उच्च संख्या के लिए तैयार रहना चाहिए।
सादगी के लिए अपने निकास साक्षात्कार के सवालों की समीक्षा करें। अपने आप को कर्मचारी के जूते में रखो और खुद से पूछें कि आप सवालों का जवाब कैसे महसूस करेंगे। भावनाओं और भावनाओं के लिए पूछने वाले बहुत से बाहर निकलने वाले साक्षात्कार प्रश्नों से बचें।
कई कर्मचारी अपनी भावनाओं के अनुरूप नहीं हैं (या यदि वे हैं तो वे उन्हें आपके साथ साझा नहीं करना चाहते हैं)। किसी कर्मचारी के लिए प्रक्रिया के प्रभाव को रेट करने के बजाय प्रक्रिया के प्रभाव को रेट करना बहुत आसान होता है।
बाहर निकलें साक्षात्कार फीडबैक अनदेखा
यदि कर्मचारी मानते हैं कि उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली प्रतिक्रिया को पढ़ा नहीं जाएगा या तुरंत अनदेखा नहीं किया जाएगा , तो कर्मचारी अपने बाहर निकलने के साक्षात्कार पूरा नहीं करेंगे। कर्मचारियों को यह बताने के लिए महत्वपूर्ण है कि आप उनकी प्रतिक्रिया का महत्व दें। जब आप बाहर निकलने के साक्षात्कार से सुझावों के आधार पर सुधार करते हैं, तो उन कर्मचारियों को बताने से डरो मत जहां विचार आया था।
समय के साथ, कर्मचारी सीखेंगे कि आप सुनते हैं । एक बार यह कॉर्पोरेट संस्कृति का हिस्सा बनने के बाद , आपको कई खुले और ईमानदार विचारों, सुझावों और आलोचकों का आश्वासन दिया जा सकता है।
ईमानदार प्रतिक्रिया से प्रतिक्रियाएं
साथ ही, कर्मचारियों के साथ स्पष्ट रहें कि ईमानदार प्रतिक्रिया का नतीजा न हो । बाहर निकलने के लिए भावी योग्यता को रोकने के लिए बाहर निकलने के साक्षात्कार में किए गए वक्तव्य का कभी भी उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
ऐसे कई विशेषज्ञ हैं जो कर्मचारियों को उनके बाहर निकलने के साक्षात्कार के रूप में ईमानदार नहीं होने देते हैं या बिल्कुल पूरा नहीं करते हैं। वे दावा करते हैं कि कंपनियां कर्मचारियों के खिलाफ इस जानकारी का उपयोग करती हैं। मानव संसाधन पेशेवरों को पता है कि यह बकवास है, हालांकि, उन्हें अभी भी इस निर्विवाद धारणा से लड़ना होगा।
गुस्से में कर्मचारी प्रतिक्रिया
जो कर्मचारी कंपनी से नाराज हैं वे महसूस कर सकते हैं कि वे बाहर निकलने के साक्षात्कार में भाग लेने में मदद नहीं करना चाहते हैं। आप इन कर्मचारियों को बाहर निकलने के साक्षात्कार में अपना गुस्सा उठाने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। इनमें से कई गुस्सा कर्मचारी अपनी आवाज़ सुनने के मौके से रोमांचित हैं - खासकर यदि वे जानते हैं कि वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा यह सुना जाएगा।
एक स्वच्छ और सरलीकृत प्रक्रिया भी महत्वपूर्ण है। चाहे वह वेब-आधारित या पेपर और पेंसिल है, बाहर निकलने के साक्षात्कार फॉर्म को एक सहज और समझने में आसान सर्वेक्षण फ़ॉर्म के साथ अच्छी तरह से रखा जाना चाहिए।
आपकी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया में समीक्षा के लिए तर्कसंगत समस्याएं दूसरी प्रमुख क्षेत्र हैं। किसी भी प्रक्रिया में आम तौर पर कमजोर लिंक होते हैं और बाहर निकलने के साक्षात्कार में कोई अपवाद नहीं होता है। आपकी परीक्षा में घटनाओं की पूरी श्रृंखला शामिल होनी चाहिए जो तब शुरू होता है जब कोई कर्मचारी नोटिस देता है और समाप्त होता है जब कर्मचारी निकास साक्षात्कार प्रस्तुत करता है।
अपने निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का लेखा परीक्षा
आप निम्न जानकारी प्राप्त करके अपने निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का ऑडिट करना शुरू कर सकते हैं।
- कर्मचारियों को आम तौर पर समाप्त करने के अपने इरादे का नोटिस कैसे मिलता है?
- पहला व्यक्ति कौन अधिसूचित है और आमतौर पर कितना नोटिस दिया जाता है?
- मानव संसाधन प्रभाग कौन बताता है और कैसे? कर्मचारी नोटिस देने के तुरंत बाद एचआर अधिसूचित है? एचआर में कौन पहले अधिसूचित किया गया है?
- निकास साक्षात्कार शुरू करने के लिए कौन जिम्मेदार है? इस व्यक्ति को कर्मचारी समाप्ति की अधिसूचना कब दी जाती है ?
- निकास साक्षात्कार के बारे में कर्मचारी को कैसे सूचित किया जाता है? किसके द्वारा? क्या विधि? कब?
- बाहर निकलने साक्षात्कार प्रक्रिया के मानव संसाधन में स्पष्ट स्वामित्व है? क्या प्रक्रिया में शामिल लोग बाहर निकलने के साक्षात्कार के महत्व और तत्कालता को समझते हैं?
- निकास साक्षात्कार के बारे में कर्मचारी ने क्या बताया? बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा करने के लिए उन्हें किस तरीके से प्रोत्साहित किया जाता है? क्या कर्मचारियों ने एक से अधिक बार और एक से अधिक तरीकों से कहा है?
- बाहर निकलने साक्षात्कार पूरा करने के लिए आसान है?
- कर्मचारी निकास साक्षात्कार कब और कहाँ करेगा? क्या आवश्यक संसाधनों तक आसानी से पहुंच है?
- क्या कर्मचारी के पास गोपनीयता है जो बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा करने के लिए है यदि वे इसे काम पर पूरा कर रहे हैं?
- पर्यवेक्षकों और प्रबंधक बाहर निकलने साक्षात्कार प्रक्रिया के सहायक हैं? क्या वे कर्मचारियों से नकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने से डरते हैं? क्या आप भयभीत पर्यवेक्षकों पर कर्मचारियों से बाहर निकलने के साक्षात्कार के बारे में जानकारी रिले करने के लिए भरोसा कर रहे हैं?
- क्या कर्मचारियों के लिए उनके बाहर निकलने के साक्षात्कार जमा करना आसान है?
उपर्युक्त लेखापरीक्षा प्रश्नों में से प्रत्येक की समीक्षा करें और अपने निकास साक्षात्कार प्रक्रिया पर एक कठिन नज़र डालें। इन क्षेत्रों में से प्रत्येक को बेहतर बनाने के लिए आप क्या कर सकते हैं यह निर्धारित करें। अपनी समीक्षा पूरी करने के बाद, आप तुरंत सुधार करना शुरू कर सकते हैं।
अपनी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया को दोबारा मापें
आपके द्वारा किए गए कुछ बदलावों से भागीदारी दरों में बहुत तेज़ी से सुधार होगा। दूसरों को कंपनी संस्कृति को प्रभावी ढंग से प्रसारित करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होगी।
तीन महीने, छह महीने, नौ महीने और बारह महीने में अपनी भागीदारी दरों को दोबारा मापें। बारह महीने के निशान से, आपको अपने निकास साक्षात्कार भागीदारी दरों में नाटकीय सुधार देखने की उम्मीद करनी चाहिए। इसका मतलब है कि आपके पास अधिक डेटा होगा जिसका उपयोग कारोबार को सीमित करने और कर्मचारी प्रतिधारण बढ़ाने के लिए किया जा सकता है।
निष्कर्ष
बाहर निकलने साक्षात्कार प्रक्रिया में भाग लेने वाले कर्मचारियों को समाप्त करने की संख्या में वृद्धि करके आप अपने निकास साक्षात्कार के मूल्य में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं। बाहर निकलने के साक्षात्कार की सामग्री और संरचना दोनों की समीक्षा और सुधार करके, अपनी आंतरिक प्रक्रियाओं के साथ, आप अपनी भागीदारी दरों में काफी वृद्धि कर सकते हैं।
अंत में, इस संभावना पर विचार करें कि एक मानव संसाधन कर्मचारी के साथ एक वास्तविक व्यक्तिगत साक्षात्कार न केवल आपकी भागीदारी दरों में सुधार कर सकता है बल्कि बेहतर जानकारी प्रदान करता है। आप फॉलो-अप पूछताछ के मूल्य को कम से कम नहीं समझ सकते हैं।