नियोक्ता एक अनुशंसा पत्र प्रदान कर सकते हैं जो इन दिशानिर्देशों का पालन करता है
जब वे स्थानांतरित होते हैं, नौकरियां बदलते हैं, या सेवानिवृत्त होते हैं तो कर्मचारी पर्यवेक्षकों का ट्रैक खो देते हैं।
व्यवसाय स्थानांतरित होते हैं और बंद होते हैं या विलय या अधिग्रहित होते हैं। मानव संसाधन विभाग रिकॉर्ड खो देते हैं।
यहां तक कि कर्मचारी जो एक पूर्व पर्यवेक्षक के साथ एक संभावित संदर्भ के रूप में संपर्क में रहने का प्रयास करते हैं, और एक संदर्भ जांच के लिए अपने संदर्भ तैयार करते हैं , समय के साथ अपने समर्थकों का ट्रैक खो सकते हैं। किसी संभावित कर्मचारी के संदर्भ प्राप्त करने के मेरे प्रयासों में से एक में, मैंने एक कंपनी को व्यवसाय से बाहर पाया, एक पर्यवेक्षक अज्ञात स्थानों पर चले गए, और एक पर्यवेक्षक जो मर गया था। सौभाग्य से, तीन कंपनियों में से एक में एचआर कार्यालय था जिसमें कर्मचारी का रिकॉर्ड था और रोजगार के विवरण की पुष्टि करने में सक्षम था - लेकिन कुछ भी नहीं।
मुझे एक सिफारिश पत्र के बारे में मिश्रित भावनाएं हैं I जैसा कि मैं एक संदर्भ जांच अनुरोध का जवाब देने के बारे में बताता हूं, एक सिफारिश पत्र हमेशा के लिए रहता है और इसकी सामग्री अनुशंसा पत्र लिखने के वर्षों बाद लागू नहीं हो सकती है। लेकिन, एक सिफारिश पत्र एक मूल्यवान कर्मचारी के लिए एक संभावित उपहार है।
एक सिफारिश पत्र दिन बचा सकता है। एक स्पष्ट रूप से मुद्रित पते और टेलीफोन के साथ कंपनी स्टेशनरी पर लिखा गया है, सिफारिश पत्र आवेदक के प्रमाण-पत्रों के लिए कभी-कभी आवश्यक बढ़ावा प्रदान करता है। एक नियोक्ता के रूप में, विशेष रूप से यदि आप परिवर्तन की उम्मीद करते हैं, जैसे कि मैंने अभी बताया है, आपकी व्यावसायिक स्थिति में, अपने बाहर निकलने वाले कर्मचारियों को एक पक्ष दें।
एक सिफारिश पत्र के साथ कर्मचारी की आपूर्ति करें।
एक सिफारिश पत्र लिखें
एक सिफारिश पत्र हमेशा के लिए चलेगा और समय में एक निश्चित पल में एक कर्मचारी के प्रदर्शन का एक स्नैपशॉट है। नतीजतन, आप एक सिफारिश पत्र और उस सूचना के बारे में सोचें और देखभाल करें जो आपकी सिफारिश पत्र बताती है। यदि कोई पॉलिसी मौजूद है, तो सिफारिश पत्र के संबंध में अपनी कंपनी नीति का पालन करें।
किसी भी मामले में, अपने मानव संसाधन विभाग से अपनी सिफारिश पत्र की समीक्षा करने के लिए कहें ताकि आप निश्चित हों कि आप अपनी कंपनी और अपने सर्वोत्तम हितों की रक्षा कर रहे हैं। इन दिशानिर्देशों के बाद एक कर्मचारी सिफारिश पत्र लिखें।
- एक मानक व्यापार पत्र प्रारूप में मुद्रित पता, फोन, और अतिरिक्त संपर्क जानकारी के साथ मूल कंपनी स्टेशनरी पर सिफारिश पत्र प्रदान करें। आप एक स्टेशनरी लिफाफे में स्टेशनरी पर सिफारिश पत्र की कई प्रतियों के साथ कर्मचारी प्रदान कर सकते हैं। (यह बार-बार एक सिफारिश पत्र को फोटोकॉपी करने की बुरी आदत को हतोत्साहित कर सकता है - हमेशा के लिए।)
- विशिष्ट नियोक्ता को सिफारिश पत्र को संबोधित करें जो अनुशंसा पत्र का अनुरोध कर रहा है, या जिसे कर्मचारी भेजने की योजना बना रहा है, अनुशंसा पत्र। यदि सिफारिश पत्र सामान्य है, तो पत्र को संबोधित करें: "किसके लिए यह चिंता हो सकती है ।"
- स्याही में अनुशंसा पत्र पर हस्ताक्षर करें और अपना नाम, नौकरी शीर्षक , फोन एक्सटेंशन और ईमेल पता शामिल करें ।
- इसके साथ शुरू करें: यह कर्मचारी का नाम: के लिए सिफारिश का एक पत्र है ।
- कर्मचारी, कर्मचारी के नौकरी के शीर्षक, और कर्मचारी के काम से अपने रिश्ते का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, "मैं मार्क के पर्यवेक्षक था जब उसने अल्कोन टूल में खराद विभाग में एक कुशल व्यापार मशीन ऑपरेटर के रूप में काम किया।"
- सिफारिश पत्र के मुख्य घटकों के लिए, कर्मचारी के काम की प्रमुख जिम्मेदारियों का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, "मार्क की मुख्य जिम्मेदारियां एक्स मशीन का संचालन कर रही थीं; कंपनी के उपकरण और उपकरणों को बनाए रखना; एक सुरक्षित और अच्छी तरह से रखा कार्य क्षेत्र बनाना; समस्या निवारण गुणवत्ता, मशीन, और प्रदर्शन की समस्याएं; दिन शिफ्ट टीम के नेता के रूप में सेवा; मेरी अनुपस्थिति में विकल्प पर्यवेक्षक के रूप में मुझे समर्थन देना; और कर्मचारी भागीदारी टीम के प्रमुख के रूप में सेवा।
- फिर, सिफारिश पत्र के शरीर में, कर्मचारी के योगदान और मूल्य का अपना संपूर्ण मूल्यांकन प्रदान करें। बयान में यह दर्शाया जाना चाहिए कि मूल्यांकन समय के एक निश्चित बिंदु पर मार्क के प्रदर्शन के लिए है। उदाहरण के लिए, "मार्क एक मूल्यवान कर्मचारी था जिसने मेरे विभाग में काम करते समय मानक से ऊपर योगदान दिया। यह स्पष्ट है और नेतृत्व भूमिकाओं के लिए उनके कार्य द्वारा मान्यता प्राप्त थी। "
- राज्य ने मार्क के अगले रोजगार अवसर के लिए सहायक क्यों हैं, तो मार्क ने सिफारिश पत्र में अपना रोजगार क्यों छोड़ा। उदाहरण के लिए, "किसी अन्य कंपनी में पर्यवेक्षक की स्थिति को स्वीकार करने के लिए अलकॉन टूल को चिह्नित करें। एक पर्यवेक्षक नौकरी कई सालों से यहां उपलब्ध नहीं होता। "
- एक सकारात्मक नोट पर सिफारिश पत्र खत्म करें। उदाहरण के लिए, "मार्क जाना देखने के लिए हमें खेद है, लेकिन पर्यवेक्षक के रूप में उन्हें अपने नए काम में शुभकामनाएं दीं।"
- अंत में, यह बताएं कि यदि संभावित जानकारी की आवश्यकता है तो संभावित नियोक्ता आपसे संपर्क कर सकता है। अनुशंसा पत्र पर हस्ताक्षर करें और पूरा करें।
ये एक कर्मचारी सिफारिश पत्र के उपयुक्त घटक हैं।
एक सिफारिश पत्र में क्या नहीं लिखना है
एक कर्मचारी को एक सिफारिश पत्र लिखने से पहले कुछ सावधानी बरतनी चाहिए। जब आप एक सिफारिश पत्र लिखते हैं तो इस तरह के बयान न दें। ऐसा न करें:
- उन विवरणों को प्रदान करें जिन्हें आप निश्चित रूप से नहीं जानते हैं कि क्या वे आपकी फर्म के साथ कर्मचारी के रोजगार की सीमा से बाहर थे। उदाहरण के लिए, उस कंपनी का नाम न दें जिसके लिए आप मानते हैं कि कर्मचारी काम पर गया था। आप नहीं जानते कि कर्मचारी कभी नियोजित था या नहीं। आपको मार्क ने बताया था कि उन्होंने पर्यवेक्षक के रूप में नौकरी स्वीकार कर ली है। आपकी सिफारिश पत्र को संभावित रूप से विरोधाभासी जानकारी प्रदान नहीं करनी चाहिए जो कर्मचारी के लिए अपनी नौकरी खोज में बाद में समस्याएं पैदा कर सकती है।
- आने वाले समय की भविष्यवाणी। एकमात्र प्रदर्शन जिस पर आप टिप्पणी कर सकते हैं वह वह प्रदर्शन है जिसे आपने अनुभव किया था जब कर्मचारी आपके लिए काम करता था। कुछ भी क्रिस्टल बॉल एक अनुशंसा पत्र के लिए देख और अनुचित है। यह अनुचित है: "मुझे यकीन है कि आपको मार्क से वही अनुकरणीय प्रदर्शन प्राप्त होगा जिसे हमने अल्कोन टूल के लिए काम किया था।" टाइम्स बदलते हैं; जीवन परिवर्तन; अप्रत्याशित घटनाएं होती हैं। सड़क या दस साल तक संभावित नियोक्ता के लिए, यह अविश्वसनीय है।
- वेतन, सामाजिक सुरक्षा संख्या , जाति, धर्म, वैवाहिक स्थिति, पारिवारिक संरचना, चिकित्सा समस्याओं या आयु जैसे किसी भी प्रकार की व्यक्तिगत, संरक्षित, या गोपनीय कर्मियों की जानकारी प्रदान करें । (एक बार एक वास्तविक अनुशंसा पत्र जिसे मैंने प्राप्त किया था, ने कहा कि पर्यवेक्षक को यकीन था कि बेट्टी अपनी उपस्थिति में सुधार करेगी और अब एक उत्कृष्ट कर्मचारी बन जाएगी कि उसका तलाक अंतिम था, उसकी बाल देखभाल की समस्याएं हल हो गई थीं, और उसका पूर्व पति राज्य से बाहर हो गया था मुझे यकीन है कि पर्यवेक्षक का मतलब इस सिफारिश को सकारात्मक तरीके से करना था।)
- व्यक्तिगत अनुभव, रिपोर्ट के साथ, तथ्यात्मक जानकारी के अलावा कुछ भी प्रदान करें जो आप सीधे कर सकते हैं।
मानव संसाधन द्वारा समीक्षा के बाद सिफारिश पत्र की एक प्रति कर्मचारी की कर्मियों की फाइल में रखी जानी चाहिए।