जब उत्तरदायी नियोक्ता संदर्भों के लिए पूछते हैं तो जवाब देना
एक संदर्भ जांच अनुरोध का जवाब एक मुश्किल व्यवसाय है। प्रतिशोध और मुकदमों का डर कई नियोक्ताओं को जवाब देने से रोकता है। ये सिफारिशें आपकी कंपनी और आपके मौजूदा कर्मचारियों के वैध हितों की रक्षा करते समय संदर्भ जांच अनुरोधों के संदर्भ में आपको जवाब देने में मदद करेंगी।
सबसे पहले, अपनी कंपनी की स्थापित नीति का पालन करें। कई कंपनियां अनुरोध करती हैं कि प्रबंधक मानव संसाधन को लिखित संदर्भ अनुरोध भेजें।
यदि प्रबंधक का संदर्भ सकारात्मक है, हालांकि, आप प्रबंधक से सीधे मौखिक संदर्भ प्रदान करने के लिए सहमत हो सकते हैं।
लिखित प्रारूप में भेजा गया कुछ भी मानव संसाधन से आना चाहिए, या मानव संसाधन कर्मचारियों को स्थिरता के लिए प्रतिक्रिया की समीक्षा करनी चाहिए और कंपनी के सर्वोत्तम हितों की रक्षा करना चाहिए। एक आम संदर्भ जांच प्रारूप आपको पूर्व कर्मचारी के बारे में यह जानकारी प्रदान करने के लिए कहता है।
- नौकरी का शीर्षक , और कभी-कभी, नौकरी की ज़िम्मेदारियां,
- अंतिम वेतन,
- रोजगार की तारीख,
- एक चेकलिस्ट प्रदान करता है जो पूर्व नियोक्ता से "टीमवर्क" और "निर्भरता" जैसी विशेषताओं को रैंक करने के लिए कहता है।
यह कागजी कार्य मानव संसाधनों के लिए सबसे अच्छा छोड़ दिया गया है - कम से कम, एचआर कर्मचारियों से किसी भी लिखित प्रतिक्रिया की समीक्षा करने के लिए कहें जिसे आप भेजने के बारे में सोच रहे हैं। ऐसे प्रश्नों का उत्तर न दें जो आपको किसी पूर्व कर्मचारी को उनके काम या कार्य विशेषताओं के किसी भी पहलू पर संख्यात्मक रूप से रेट करने के लिए कहें।
संख्यात्मक रेटिंग शब्द की परिभाषा के किसी भी साझा अर्थ के आधार पर तुलनीय नहीं हैं, न ही इन रूपों पर परिभाषित संख्यात्मक पैमाने पर संख्याओं का अर्थ है।
इसलिए, सबसे अच्छा, यह त्रुटिपूर्ण संचार है। सबसे खराब, यह आपके पूर्व कर्मचारी की नौकरी की संभावनाओं को नुकसान पहुंचा सकता है।
दूसरा, यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि संदर्भ कर्मचारी को अधिकृत करने वाले पूर्व कर्मचारी का हस्ताक्षर, अनुरोध करने वाली कंपनी द्वारा भेजे गए कागजी कार्य पर है। अनुमति के पूर्व कर्मचारी के हस्ताक्षर के बिना, आपको कर्मचारी के बारे में कोई जानकारी नहीं देनी चाहिए।
एक सकारात्मक संदर्भ के साथ एक संदर्भ जांच अनुरोध का जवाब दें
यदि प्रबंधक कुछ आरक्षणों के साथ, पूर्व कर्मचारी को एचआर कर्मचारियों के परामर्श से सलाह दे सकता है, तो प्रबंधक पूछताछ नियोक्ता को कॉल वापस कर सकता है । फ़ोन कॉल का जवाब देते समय, प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि फोन कॉल वापस करने से पहले संदर्भ जांच प्राधिकृत करने वाले कर्मचारी का हस्ताक्षर मानव संसाधन के साथ फाइल पर है।
जब एक पूर्व कर्मचारी एक अच्छा कर्मचारी था और आपकी कंपनी को अच्छी शर्तों पर छोड़ दिया (शायद एक पति / पत्नी स्थानांतरित हो गया था और दूरी कमजोर नहीं थी), तो आप एक नई स्थिति खोजने के लिए पूर्व कर्मचारी सहायता देना चाहते हैं ।
या, शायद आप एक कर्मचारी द्वारा संदर्भ के रूप में इस्तेमाल किया गया है जिसने आपको एक समय में रिपोर्ट की, हालांकि हाल ही में नहीं। यदि आपके पास कर्मचारी के बारे में सकारात्मक टिप्पणियां हैं, तो आप संभावित नियोक्ता के साथ सकारात्मक टिप्पणियों का जवाब दे सकते हैं जो आप योगदान दे सकते हैं।
संदर्भ जांच प्रश्न जिन्हें आप स्पर्श नहीं करना चाहते हैं
यदि आप एक संदर्भ अनुरोध फोन कॉल या दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं तो केवल उन प्रश्नों का उत्तर दें जिन्हें आप उत्तर देने में सहज हैं। एक प्रबंधक को केवल कर्मचारी के कौशल और अनुभव के क्षेत्रों से बात करनी चाहिए जिसके बारे में उनके पास सीधा ज्ञान है। प्रबंधक के जवाब देने के कई सवाल हैं:
- उदाहरण प्रश्न: भविष्यवाणी करें कि आपका पूर्व कर्मचारी उस स्थिति में सफल होगा जिसके लिए उन्हें विचार किया जा रहा है। (एक क्रिस्टल बॉल मिला, कोई भी?) आप संभवतः इस सवाल का जवाब नहीं दे सकते। यहां तक कि अगर स्थिति समान दिखती है, तो आप सहकर्मियों, नियोक्ता की संस्कृति, ग्राहकों के साथ उनके संबंध या कारकों के असंख्य भविष्यवाणी की भविष्यवाणी नहीं कर सकते हैं जो कर्मचारी को सफल होने में मदद करते हैं या नहीं।
अच्छा जवाब: जब कर्मचारी ने मेरी कंपनी के साथ अपनी स्थिति में काम किया, तो वह एक मजबूत योगदानकर्ता थी जिसकी काम की सराहना की गई थी। - उदाहरण प्रश्न: कर्मचारी की कमजोरियां क्या थीं?
अच्छा जवाब: उसके पास उल्लेख करने के लायक होने की कोई कमजोरी नहीं थी जिसने मेरे लिए काम करते समय अपनी नौकरी को निष्पादित करने की क्षमता को प्रभावित किया। - उदाहरण प्रश्न: कर्मचारी ने उस स्थिति को क्यों छोड़ दिया जिसमें उसने आपको बताया था?
अच्छा जवाब: उसने ज़िम्मेदारी बढ़ाई और हमारी कंपनी और उत्पादों के बारे में जानकारी हासिल करने की मांग की।
अच्छा जवाब: उसने व्यक्तिगत संगठनों के कारण हमारे संगठन को छोड़ दिया जो उनके लिए महत्वपूर्ण थे।
ये संदर्भ जांच प्रश्नों के प्रकार हैं जो एक संभावित नियोक्ता पूछेंगे कि क्या आप एक संदर्भ जांच फोन कॉल वापस करते हैं।
एक संदर्भ जांच अनुरोध का जवाब दें: सकारात्मक नहीं
अगर कर्मचारी ने आपकी कंपनी को क्लाउड के नीचे छोड़ दिया है, चाहे कर्मचारी अपने काम के लिए खराब फिट हो , अन्य कारणों से गैर-योगदान करने वाले कर्मचारी या अप्रबंधनीय कर्मचारी, मानक प्रतिक्रिया के लिए कॉल या फॉर्म मानव संसाधन कर्मचारियों को देखें।
कभी-कभी कर्मचारी के पास आपकी कंपनी छोड़ने के आसपास असामान्य परिस्थितियां होती हैं। शायद एक कर्मचारी अपने कंप्यूटर पर अश्लील साहित्य देख रहा था-हां, उसने अपने मानव संसाधन निदेशक से उनके संदर्भों में से एक के रूप में सेवा करने के लिए कहा। एक अन्य पूर्व कर्मचारी ने आपकी फर्म द्वारा नियोजित करते समय हिंसा की धमकी दी है या हिंसक कार्य किया हो सकता है।
हालांकि इन पूर्व कर्मचारियों को शायद ही कभी आपकी कंपनी को एक संदर्भ के रूप में सूचीबद्ध किया जाएगा, तैयार रहें। ये कॉल मानक प्रतिक्रिया के लिए एचआर कर्मचारियों को भेजी जानी चाहिए।
हालांकि, यहां एक चेतावनी है। एक संभावित हिंसक कर्मचारी के बारे में किसी संदर्भ संदर्भ का जवाब देने से पहले अपने वकील से बात करें । यदि आप एक संभावित नियोक्ता को हिंसक व्यवहार प्रकट करने में असफल रहते हैं, और नए कर्मचारी नए नियोक्ता के नियोजन में एक हिंसक कार्य करते हैं, तो आपकी कंपनी इस जानकारी को प्रकट न करने के लिए उत्तरदायी हो सकती है। तो, किसी भी असामान्य परिस्थितियों में अपने वकील से जांच करें जिसमें आपने कर्मचारी के साथ अलग-अलग तरीकों को विभाजित किया है।
जब एक पूर्व कर्मचारी एक सामान्य संदर्भ पत्र के लिए पूछता है
पूर्व कर्मचारियों को एक सामान्य संदर्भ पत्र देने की सिफारिश नहीं की जाती है। एक बार दस्तावेज़ मौजूद होने के बाद, यह हमेशा के लिए रहता है। संभावित कर्मचारियों ने एचआर कार्यालयों की पत्रों की प्रतियां प्रदान की हैं जो कि 10 से 20 साल पुरानी थीं, कभी-कभी कई फोटोकॉपी सत्रों से मुश्किल से सुगम होती थीं।
कुछ निश्चित समय बीतने के बाद-आपको पता नहीं है कि आपका पूर्व कर्मचारी किस प्रकार का कर्मचारी बन गया है-जब तक कि वह दुर्लभ अपवाद नहीं है जो संपर्क में रहता है। और, आप कभी नहीं जानते कि कर्मचारी आपके पत्र का उपयोग कैसे करेगा या संभावित नियोक्ताओं द्वारा आपके शब्दों का व्याख्या कैसे किया जाएगा। ऐसी नीति को अपनाना जो कहता है कि प्रबंधक कभी लिखित, सामान्य संदर्भ पत्र नहीं देते हैं ।
पूर्व कर्मचारी को सूचित करें कि आपकी कंपनी मानव संसाधन से रोजगार नियोक्ता को विशिष्ट नियोक्ता जो सीधे पूछताछ प्रदान करने में प्रसन्न होगी।
एक संदर्भ जांच अनुरोध के जवाब पर अंतिम विचार
कुछ कर्मचारियों ने काम पर असफल होने का लक्ष्य निर्धारित किया। फिर भी, कर्मचारी असफल होते हैं और कंपनियां और कर्मचारी अलग-अलग तरीके से काम करते हैं। ध्यान रखें जब आपको एक संदर्भ के लिए कहा जाता है कि प्रत्येक पूर्व कर्मचारी को शुरू करने का अवसर चाहिए।
शायद पूर्व कर्मचारी आपकी कंपनी में आयोजित स्थिति के लिए उपयुक्त था। आपकी कंपनी की संस्कृति कर्मचारी की जरूरतों के साथ पूरी तरह से मेल नहीं खा सकती है। कर्मचारी के पास अपने मालिक की नौकरी की आवश्यकताओं के लिए एक अलग दृष्टि हो सकती है। हो सकता है कि उसका निजी जीवन आपकी फर्म के साथ अपने कार्यकाल के दौरान खुलासा कर रहा था।
कर्मचारी कभी विफल होने या आगे बढ़ने के बारे में आप सभी विवरण और कारणों को कभी नहीं जानते हैं। उच्च प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी के साथ यह आसान है कि आपको बेहतर नौकरी, पारिवारिक कदम या सपने का अवसर खोने पर खेद है। सीमांत कलाकार के साथ यह कठिन है।
ईमानदार रहें या न्यूनतम जानकारी प्रदान करें। सफलता की क्रिस्टल बॉल भविष्यवाणियां न करें और न ही परिभाषित शर्तों के लिए संख्यात्मक रेटिंग और रैंकिंग प्रदान करें। यदि आवश्यक हो, तो न्यूनतम कर्मचारी प्रदान करें जो पूर्व कर्मचारी के प्रदर्शन का वर्णन करता है। जब भी संभव हो, कर्मचारी को संभावित नियोक्ता के साथ ब्रेक और बात करें।
संदर्भ जांच से संबंधित हाल के आंकड़े बताते हैं कि नियोक्ता इन दिनों संदर्भ जांच बहुत गंभीरता से ले रहे हैं। 90 प्रतिशत से अधिक नियोक्ता संदर्भों की जांच करते हैं। जब भी संभव हो, अपने पूर्व कर्मचारियों को एक ब्रेक दें- जब आप अच्छे ईमानदार में ऐसा कर सकते हैं।