बैठकें कम उबाऊ करें ताकि आप उनका उद्देश्य पूरा कर सकें
अगर लोग ध्यान नहीं दे रहे हैं और ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, तो बैठक सिर्फ हर समय बर्बाद है। आप उबाऊ बैठकों को और अधिक रोमांचक कैसे बना सकते हैं ताकि वे कुछ पूरा कर सकें?
यहां 5 व्यावहारिक युक्तियां दी गई हैं:
1. SmartPhones प्रतिबंध
हां, यह लोगों को बैठक में आने से पहले अपने बच्चों को भेड़िये के गुफा में फेंकने की तरह है। लोग जोर देकर कहते हैं कि उनके पास फोन होना चाहिए-आखिरकार, एक आपात स्थिति हो सकती है। हाँ। आपकी त्रैमासिक योजना बैठक के दौरान दुनिया खत्म हो सकती है, लेकिन यह असंभव है।
आज की तकनीक के साथ समस्या यह है कि यह आपको उस पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है जो आपके सामने नहीं है-बैठक। मजाकिया बात यह है कि, अगर लोगों को आपकी बैठक के दौरान लोगों के साथ सामना करना पड़ता था, तो वे किसी और को लिखते थे। फोन डेस्क में रहते हैं ।
फोन के बिना, आपकी बैठक के दौरान दो चीजें होती हैं। आपको वर्तमान में रहने के लिए मजबूर होना पड़ता है और डाउनटाइम अन्य प्रतिभागियों के साथ संवाद करने में व्यतीत होता है। यह महत्वपूर्ण क्यों है? क्योंकि जब आप अपने सहयोगियों को जानते हैं तो आप पाएंगे कि आपकी मीटिंग अधिक दिलचस्प हैं।
आप उन्हें कैसे जानते हैं? उनसे बात करके।
जब आपका फोन होता है तो आप क्या करते हैं? आप नए लोगों से बात नहीं करते हैं।
2. तैयार, तैयार, तैयार करें
एक बैठक जहां लीड या मॉडरेटर देर से आता है , उसके पास एजेंडा नहीं है , और यह पंख उबाऊ और थकाऊ है। एक अच्छी तरह से तैयार बैठक आकर्षक और आकर्षक हो सकता है । जब नेता की योजना और उद्देश्य होता है, तो बैठक अधिक दिलचस्प होगी।
जब कोई दिशा या लक्ष्य नहीं होता है, तो बैठक दिलचस्प नहीं होगी।
तैयारी का दूसरा हिस्सा अपने कौशल में सुधार कर रहा है। आप उन बैठकों में गए हैं जो उत्पादक और संवादात्मक थे और आपको ऐसा लगा कि आप आगे बढ़ सकते हैं और महान चीजें हासिल कर सकते हैं। और, आपने बैठकों में भाग लिया है जहां आप निश्चित रूप से सुनिश्चित हैं कि यदि आप सो गए हैं तो कोई भी आपको याद नहीं करेगा, और आप कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं चूकेंगे। अंतर वह व्यक्ति है जो बैठक चलाता है।
यदि आपकी मीटिंग उबाऊ हैं, तो दर्पण में एक नज़र डालें । सुधार करने के लिए एक रास्ता खोजें। आप एक औपचारिक कक्षा ले सकते हैं (आपका एचआर विभाग सुझावों के साथ आपकी मदद कर सकता है), आप एक सहकर्मी से प्रतिक्रिया और परामर्श मांग सकते हैं जिसका मीटिंग कौशल आप प्रशंसा करते हैं, या आप ऑनलाइन कक्षा ले सकते हैं। आपके लिए बहुत सी सहायता उपलब्ध है, और जब आप अपनी सामान्य उबाऊ बैठकों को और अधिक रोमांचक बनाना चाहते हैं तो इसमें से बहुत कुछ मुफ्त है।
3. हर कोई भाग लेता है
सभी को क्यों भाग लेना चाहिए? खैर, क्योंकि यदि भागीदारी आवश्यक नहीं है, तो आप इस पूरे मुद्दे को ईमेल के माध्यम से संभाल सकते हैं। गंभीरता से। जानकारी देने के लिए आपको समूह लाने की आवश्यकता होने पर बहुत कम समय होते हैं।
हां, कुछ चीजें हैं जैसे कि बड़े पैमाने पर छंटनी या एक पूर्ण कंपनी पुनर्गठन जो आपके प्रबंधक के पूरे समूह से बात करते हैं तो बेहतर होगा, लेकिन ज्यादातर मामलों में, बैठकों को हमेशा इंटरैक्टिव होना चाहिए ।
कैसे इंटरैक्टिव? खैर, यह बैठक के उद्देश्य पर निर्भर करता है। यदि यह एक मंथन सत्र है , तो हर किसी को बात करनी चाहिए। अगर कोई बात नहीं कर रहा है, तो उस व्यक्ति को बुलाओ। अंतर्दृष्टि इस तरह की बैठक को नापसंद कर सकती है- और आपको स्थान पर उन्हें स्थानांतरित करके अंतर्दृष्टि के लिए मीटिंग्स को उच्च दबाव नहीं देना चाहिए।
लेकिन आपकी मीटिंग संस्कृति को यह आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि हर कोई इन दिमागी सत्रों में भाग लेता है और उन्हें पता होना चाहिए कि उनकी भागीदारी पहले से ही आवश्यक है।
यदि यह एक योजना मीटिंग है, या एक लक्ष्य-निर्धारण मीटिंग, या यहां तक कि एक त्रैमासिक रिपोर्ट मीटिंग है, तो इनपुट के लिए समय होना चाहिए, प्रश्न पूछना या टिप्पणियां करना चाहिए। वायुमंडल को भागीदारी को प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है, लेकिन कुछ सीमाओं के साथ (नीचे देखें)।
4. किसी भी व्यक्ति को प्रभुत्व न दें
यदि आप बैठक का नेतृत्व कर रहे हैं , तो यह स्वाभाविक है कि आपको सबसे ज्यादा बात करनी चाहिए।
आपके बाद, आप नहीं चाहते कि कोई अन्य व्यक्ति वार्तालाप पर हावी हो। यह एक बैठक को थकाऊ बना सकता है। टिप्पणियों को पुनर्निर्देशित करना याद रखें और उन लोगों पर कॉल करें जिन्हें आप जानते हैं, एक बाध्यकारी टॉकर फैलाने के लिए क्षेत्र में विशेषज्ञ हैं।
मिसाल के तौर पर, जब जेन ने अपनी चौथी टिप्पणी की है और पांचवें स्थान पर जाना शुरू कर दिया है, तो उसे कहकर संभवतः उतनी अच्छी तरह से काट दें, "धन्यवाद, जेन, हम आपकी स्थिति जानते हैं। मैं सुनना चाहता हूं कि करेन क्या कहना है। और, जिम और बॉब को अभी तक बात करने का मौका नहीं मिला है।
कभी-कभी, आपको एक बैठक से पहले अपने कार्यालय के जेन्स से बात करनी होगी ताकि उन्हें याद दिलाया जा सके कि एक समूह के रूप में आने का मुद्दा सभी के साथ विचार साझा करना है और यदि वह प्रभुत्व रखती है, तो बैठक सफल नहीं होगी। या, बैठक के तुरंत बाद अच्छी तरह से काम करता है, क्योंकि यदि आवश्यक हो तो आपके पास ताजा उदाहरण होंगे।
जिन लोगों ने अपने ज्ञान और अनुभव को लाने वाली बैठक में भाग लेने के लिए समय निकाला है, वे अपनी राय बोलने और साझा करने का मौका पाने के लायक हैं। नेता के रूप में, आप उस व्यवहार को नियंत्रित करना सीख सकते हैं जो मीटिंग को कम करता है ।
5. क्रियाशील आइटम बनाओ
एक बैठक जो बिना किसी कार्रवाई के समाप्त होती है वह समय की बर्बादी थी । यह एक जानकारी डंप है, इस मामले में एक बैठक आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका नहीं था। एक दिलचस्प और रोमांचक बैठक उन चीजों के साथ समाप्त होती है जो लोग कर सकते हैं और करना चाहिए- उनके व्यक्तिगत लक्ष्यों या कंपनी के लक्ष्यों या आदर्श रूप से दोनों को आगे बढ़ाने के लिए। अगर लोग यह जानकर नहीं जा रहे हैं कि उनके अगले कदम क्या हैं, तो बैठक विफल रही।
क्रियाशील वस्तुओं के अलावा, एक फॉलो-अप होने की आवश्यकता है। यह दूसरी बैठक में या व्यक्तिगत रूप से हो सकता है, लेकिन ऐसा होना है। अगर वे जानते हैं कि एक्शन आइटम सभी शो के लिए हैं तो लोग बाहर निकल जाएंगे।
बैठकें कभी भी उत्साह के लिए डिज़नीलैंड में यात्रा की जगह नहीं ले जा रही हैं, लेकिन आप उन्हें अधिक रोमांचक और रोचक और उत्पादक बना सकते हैं। इन पांच परिवर्तनों को बनाएं और आप अपनी सामान्य उबाऊ बैठकों को उपस्थित लोगों के लिए अधिक रोमांचक बना देंगे। और, यह आपके संगठन की सफलता के लिए एक अच्छी बात है।