जब आप लोगों को बदलना चाहते हैं तो संचार महत्वपूर्ण है
कोई संगठन मौजूद नहीं है जिसमें कर्मचारी संचार से पूरी तरह से खुश हैं । संचार संगठनों में सबसे कठिन मुद्दों में से एक है।
यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां संगठनों द्वारा संगठनात्मक परिवर्तन और दैनिक संचालन के दौरान अक्सर शिकायत की जाती है। कारण?
प्रभावी संचार के लिए चार घटक आवश्यक हैं जो साझा अर्थ, संचार की पसंदीदा परिभाषा बनाने के लिए पूरी तरह से काम कर रहे हैं।
- संदेश भेजने वाले व्यक्ति को संदेश स्पष्ट रूप से और विस्तार से प्रस्तुत करना चाहिए, और अखंडता और प्रामाणिकता को विकिरण देना चाहिए।
- संदेश प्राप्त करने वाले व्यक्ति को सुनने का फैसला करना चाहिए, स्पष्टता के लिए प्रश्न पूछना चाहिए, और संदेश के प्रेषक पर भरोसा करना चाहिए।
- चयनित डिलीवरी विधि परिस्थितियों और प्रेषक और रिसीवर दोनों की आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।
- संदेश की सामग्री को कुछ स्तर पर रिसीवर की पहले से आयोजित मान्यताओं के साथ गूंजना और कनेक्ट करना है। इसमें वह जानकारी होनी चाहिए जो कर्मचारी सुनना चाहता है। इसे कर्मचारी के सबसे अधिक सम्मानित और सवालों के बारे में परवाह करना चाहिए।
- यह सब संचार में चल रहा है, यह आश्चर्य की बात है कि संगठन कभी भी इसे अच्छी तरह से करते हैं।
चेंज मैनेजमेंट प्रैक्टिशनर्स ने किसी भी संगठनात्मक परिवर्तन के दौरान अच्छी तरह से संवाद करने के बारे में सुझावों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान की है।
प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन के लिए संचार के बारे में सिफारिशें
यह सुनिश्चित करने के लिए एक लिखित संचार योजना विकसित करें कि निम्नलिखित सभी आपकी परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया में हैं।
- परिवर्तन, लेखन, वीडियो, प्रशिक्षण, फोकस समूह, बुलेटिन बोर्ड, इंट्रानेट और परिवर्तन के बारे में अधिक सहित कई चैनलों के माध्यम से लगातार, अक्सर, और संचारित करें।
- जितनी जल्दी जानकारी उपलब्ध हो, परिवर्तनों के बारे में ज्ञात सभी को संवाद करें। (स्पष्ट करें कि आपकी पूर्वाग्रह तत्काल संचार की ओर है, इसलिए कुछ विवरण बाद की तारीख में बदल सकते हैं।) लोगों को बताएं कि आपकी दूसरी पसंद सभी संचारों को तब तक पकड़ना है जब तक कि आप निर्णय, लक्ष्यों और प्रगति के बारे में सकारात्मक न हों। प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन में यह विनाशकारी है।
- लोगों से प्रश्न पूछने, स्पष्टीकरण का अनुरोध करने और इनपुट प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण मात्रा प्रदान करें। यदि आप किसी ऐसे परिदृश्य का हिस्सा रहे हैं जिसमें एक नेता ने बड़े समूह में ओवरहेड पारदर्शीताओं को बदल दिया है, और फिर भाग गए हैं, तो आप जानते हैं कि परिवर्तन एकीकरण के लिए यह कितनी बुरी खबर है। लोगों को बदलाव में शामिल होना चाहिए। भागीदारी प्रतिबद्धता बनाती है-परिवर्तन प्रक्रिया के दौरान कुछ और महत्वपूर्ण नहीं है।
- स्पष्ट रूप से दृष्टि , मिशन , और परिवर्तन प्रबंधन प्रयास के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से संवाद करें। लोगों को यह समझने में सहायता करें कि ये परिवर्तन व्यक्तिगत रूप से उन्हें कैसे प्रभावित करेंगे। (यदि आप इस प्रक्रिया में मदद नहीं करते हैं, तो लोग अपनी कहानियां तैयार करेंगे, आमतौर पर सत्य से अधिक नकारात्मक।)
- पहचानें कि सच्चा संचार एक वार्तालाप है। यह दो-तरफा है, और असली चर्चा का परिणाम होना चाहिए। यह सिर्फ एक प्रस्तुति नहीं हो सकता है।
- परिवर्तन के नेताओं या प्रायोजकों को उन लोगों के साथ एक-दूसरे या छोटे समूहों में बातचीत करने में समय बिताना पड़ता है, जिन्हें परिवर्तन करने की उम्मीद है।
- परिवर्तनों के कारणों को इस तरह से संवाद करें कि लोग संदर्भ, उद्देश्य और आवश्यकता को समझें। प्रैक्टिशनर्स ने यह कहा है: "एक यादगार, वैचारिक ढांचे का निर्माण," और "परिवर्तन को कम करने के लिए सैद्धांतिक रूपरेखा तैयार करना।"
- यदि आप उत्तर जानते हैं तो केवल प्रश्नों के उत्तर प्रदान करें। जब वे गलत जानकारी प्रदान करते हैं या जवाब देते समय नेता ठोकरें या बैक-पेडल दिखाई देते हैं तो नेता उनकी विश्वसनीयता को नष्ट कर देते हैं। यह कहना बेहतर है कि आप नहीं जानते हैं, और आप यह पता लगाने की कोशिश करेंगे।
- नेताओं को सुनने की जरूरत है। रक्षात्मकता, बहाना बनाने और उत्तर देने से बचें जो बहुत जल्दी दिए जाते हैं। विचारशीलता के साथ अधिनियम।
- कार्यस्थल में दूसरों के साथ जुड़ने के लिए, जब संभव हो, प्रतिदिन, नेताओं और प्रायोजकों को उपलब्ध कराएं।
- इंटरैक्टिव कार्यशालाओं और मंचों को पकड़ें जिसमें अधिक कर्मचारी सीखते समय एक साथ परिवर्तनों का पता लगा सकते हैं। इंटरेक्टिव संचार के रूप में प्रशिक्षण का उपयोग करें और लोगों को बदलाव और परिवर्तन प्रबंधन के बारे में नए व्यवहार और विचारों को सुरक्षित रूप से तलाशने का अवसर के रूप में उपयोग करें। संगठन के सभी स्तरों को उसी सत्र में भाग लेना चाहिए।
- संचार सक्रिय होना चाहिए। अगर अफवाह मिल पहले से ही कार्रवाई में है, तो संगठन ने संवाद करने में बहुत लंबा इंतजार किया है।
- परिवर्तन और परिवर्तन प्रबंधन के बारे में विचार साझा करने के लिए लोगों को औपचारिक रूप से और अनौपचारिक रूप से एक दूसरे के साथ नेटवर्क करने के अवसर प्रदान करें।
- परिवर्तन प्रबंधन में परिवर्तन प्रगति और प्रयासों को बदलने के लिए मौजूद मापों की सार्वजनिक रूप से समीक्षा करें।
- परिवर्तन और परिवर्तन प्रबंधन में सकारात्मक दृष्टिकोण और उपलब्धियों के लिए पुरस्कार और मान्यता का प्रचार करें। सार्वजनिक रूप से प्रत्येक छोटी जीत का जश्न मनाएं।