कर्मचारी प्रदर्शन में कब, क्यों, कैसे, और दस्तावेज़ को जानने के लिए युक्तियाँ
प्रबंधकों और मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है क्योंकि आपको अपने कर्मचारियों के रोजगार इतिहास में सभी घटनाओं को रिकॉर्ड करने के लिए गंभीर प्रयास करने की आवश्यकता है-प्रदर्शन की सकारात्मक और नकारात्मक दोनों घटनाएं।
यही कारण है कि प्रबंधकों और मानव संसाधन कर्मचारी सभी घटनाओं को ध्यान से दस्तावेज करना चाहते हैं।
दस्तावेज़ क्यों?
- दस्तावेज़ीकरण सबूत प्रदान करता है कि कर्मचारी के साथ समय-समय पर और संक्षिप्त फैशन में प्रदर्शन मुद्दों पर चर्चा की गई ।
- दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी के सुधार या समय के साथ प्रदर्शन में सुधार करने में विफलता का इतिहास प्रदान करता है। यह क्रोनोलॉजिकल और कर्मचारी के कार्यों, प्रबंधक के कार्यों और घटनाओं के बारे में सटीक वर्णन है।
- दस्तावेज़ीकरण सबूत प्रदान करता है जो किसी कर्मचारी के साथ अनुशासन या समाप्ति जैसी प्रतिकूल कार्रवाई करने के लिए प्रबंधन निर्णयों का समर्थन करता है।
- दस्तावेज़ीकरण प्रमाण प्रदान करता है कि एक कर्मचारी को अन्य कर्मचारियों के लिए एक उपलब्ध पदोन्नति या अवसर का हकदार है जो पात्र भी हैं।
- दस्तावेज़ीकरण वेतन वृद्धि , कमी, या एक कर्मचारी को कोई raise क्यों नहीं मिला है, को न्यायसंगत साबित करने के सबूत प्रदान करता है।
- मुकदमे की स्थिति में, पूर्ण और पूरी तरह से दस्तावेज नियोक्ता के हितों की रक्षा करता है। दस्तावेज एक असफल कर्मचारी को समाप्त करने में प्रबंधन के कार्यों का समर्थन कर सकता है। यह भी साबित कर सकता है कि कर्मचारी को गैरकानूनी भेदभाव जैसे अन्य लोगों के विरोध में कानूनी कारणों से समाप्त कर दिया गया था।
दस्तावेज़ क्या है
प्रबंधकों को सकारात्मक योगदान और प्रदर्शन विफलताओं दोनों, कर्मचारी प्रदर्शन को दस्तावेज करने की आवश्यकता है। उन्हें दस्तावेज करने की ज़रूरत है कि कर्मचारी ने क्या किया और कहा और प्रबंधक ने क्या किया और बैठक या वार्तालाप के दौरान प्रतिक्रिया में कहा।
आपको वार्तालाप, लक्ष्यों के सेट , सुधार की आवश्यकता और अपेक्षित, और सुधार के लिए समयरेखा के दौरान किए गए किसी भी समझौते को दस्तावेज करने की आवश्यकता है।
दस्तावेज़ीकरण में प्रतिबद्धता भी होनी चाहिए जो प्रबंधक कर्मचारी की सहायता करता है।
दस्तावेज़ कैसे करें
दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी के साथ बैठक या वार्तालाप के दौरान या तुरंत बाद लिखा जाना चाहिए। किसी भी समय आपको उस दिन बातचीत को लिखना याद नहीं करना चाहिए जब वास्तव में यह हुआ था। बाद में प्रतीक्षा करना दस्तावेज की गुणवत्ता को प्रभावित करता है क्योंकि यह स्मृति पर आधारित है।
प्रबंधकों द्वारा की जाने वाली सबसे बुरी गलतियों में से एक यह मानना है कि वे आवश्यकतानुसार एक कर्मचारी परामर्श इतिहास का पुनर्निर्माण कर सकते हैं। कोई मानव संसाधन व्यक्ति जिसके पास सभ्य, समय पर दस्तावेज़ीकरण का कोई अनुभव नहीं है, उसे कभी भी पुनर्निर्मित रिकॉर्ड द्वारा बेवकूफ़ बना दिया जाता है। प्रबंधकों जो स्मृति से पुनर्निर्माण करते हैं उन्हें अपनी कंपनी को अनावश्यक और अस्वीकार्य जोखिम मिलता है क्योंकि एक बना हुआ इतिहास संभावित मुकदमे में नहीं टिकेगा।
पेशेवर, साफ, और व्यवस्थित दिखाई देने के लिए आपको अपने दस्तावेज़ों की आवश्यकता है। दस्तावेज लिखें जैसे कि आप किसी तीसरे पक्ष के इतिहास के बारे में बात कर रहे हैं। आप कभी नहीं जानते कि एक दिन आपका दस्तावेज़ कौन पढ़ सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि यह आपके व्यावसायिकता को दर्शाता है। (एक कॉकटेल नैपकिन, लिफाफा, या चिपचिपा नोट के पीछे पेशेवर दस्तावेज के रूप में योग्य नहीं है।)
यदि कर्मचारी एक नई नौकरी प्राप्त करता है - या आप अपने संगठन में करते हैं तो आपका दस्तावेज किसी कर्मचारी के नए प्रबंधक को जाना चाहिए।
आपकी याददाश्त के लिए और कर्मचारी के नए प्रबंधक को सूचित करने के लिए, आपको कर्मचारी का नाम और शीर्षक, अपना नाम और शीर्षक, और प्रत्येक दस्तावेज़ पर पूर्ण तिथि डालना होगा।
दस्तावेज लिखें जो तथ्यात्मक, निष्पक्ष, कानूनी, उद्देश्य, पूर्ण और सुसंगत है। राय से बचें (माइक बेवकूफ है। ऐलिस आलसी है। टॉम मुझसे झूठ बोल रहा था।), नाम-कॉलिंग, संपादकीयकरण (जॉन एक झटका है। मार्क की रवैया समस्या है।), और लेबलिंग (मैरी गैर जिम्मेदार है। जॉर्ज एक टीम नहीं है खिलाड़ी।)।
कर्मचारी के व्यवहार की व्याख्या करने की कोशिश करने से बचें। (मार्श को इस असाइनमेंट को पसंद नहीं करना चाहिए। पाउला उसके सिर पर दिखाई देती है।) विशेषण और क्रियाओं (धीरे-धीरे, ढीली, दुखी, मूडी, अशिष्ट) जैसे वर्णनात्मक शब्दों के उपयोग को कम करें। कर्मचारी के विशिष्ट व्यवहार और कार्यों को बताएं, न कि आपकी राय या व्याख्या।
दस्तावेज़ीकरण में, वार्तालाप का सटीक रिकॉर्ड आवश्यक है। तथ्यों के साथ चिपके रहें और जो कुछ आपने कहा और लिखिए कि कर्मचारी ने क्या लिखा। सुनिश्चित करें कि आपका दस्तावेज़ स्पष्ट नहीं है और यह तथ्यों को सीधे प्राप्त करता है। (किसी भी संभावित कानूनी स्थिति में, किसी भी दस्तावेज की घटनाओं में त्रुटियां सभी दस्तावेज संदिग्ध बनाती हैं।)
अंत में, किसी समझौते, प्रतिबद्धताओं, समयरेखाओं, सुधारों की आवश्यकता, चेक-इन पॉइंट, और अन्य विवरण जो स्मृति से पर्ची हो सकती हैं। सुनिश्चित करें कि आप समय सीमा और देय तिथियों के लिए दिनांक और समय निर्धारित करते हैं ताकि गलतफहमी न हो।
अपने एचआर विभाग की दस्तावेज़ीकरण नीति को जानें, जो आपको बताएगा कि कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में कौन से दस्तावेज़ों की नियुक्ति की आवश्यकता है अनुशासनात्मक कार्यों का कोई भी दस्तावेज निश्चित रूप से शामिल किया जाना चाहिए।
कर्मचारी दस्तावेज़ीकरण कहां स्टोर करें
चूंकि कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज कर्मचारी के लिए गोपनीय और निजी है, इसलिए आपको यह ध्यान रखना होगा कि कोई दस्तावेज प्रबंधक, मानव संसाधन, और संभावित रूप से कर्मचारी के अगले प्रबंधक के लिए गोपनीय रहता है। इस प्रकार, किसी साझा कंप्यूटर ड्राइव पर दस्तावेज़ डालने की अनुशंसा नहीं की जाती है। हस्तलिखित दस्तावेज और एक प्रबंधक के प्रलेखन मुद्रित आउट लॉक भंडारण में सबसे अच्छी तरह से रखा जाता है।
यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो जब आप एक संभावित संभावित फिट के साथ किसी कर्मचारी को अनुशासन, समाप्ति या हस्तांतरण में सहायता मांगने के लिए एचआर जाते हैं, तो एचआर आपको समस्या का समाधान करने या स्थिति में सुधार करने में मदद करेगा। जब एचआर आपको दस्तावेज, दस्तावेज़, दस्तावेज के बारे में बताता है या वे आपकी मदद नहीं कर सकते हैं, तो आपके पास अपने सभी आधार शामिल होंगे।
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