शुरुआती के लिए प्रबंधन कौशल
बुनियादी प्रबंधन कौशल
प्रबंधन नौकरी में कोई सफलता पाने के लिए किसी को भी चार बुनियादी प्रबंधन कौशल मास्टर होना चाहिए।
ये चार बुनियादी कौशल योजना बनाना, व्यवस्थित करना, प्रत्यक्ष करना और नियंत्रण करना है और नीचे विस्तार से अलग-अलग चर्चा की जाती है।
योजना
योजना किसी भी प्रबंधन कार्य में पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यह अक्सर अनदेखा या जानबूझकर छोड़ दिया कदम भी है। जबकि नियोजन और विस्तार की मात्रा कार्य से कार्य में भिन्न होगी, इस कार्य को छोड़ने के लिए अंधे भाग्य को छोड़कर आपदा को आमंत्रित करना है। यही कारण है कि हमें 6 पी की योजना (या 7 पी के आधार पर आप कैसे गिनते हैं) के आधार पर आते हैं।
हालांकि अधिकांश लोग सामान्य व्यापार योजना के साथ योजना की योजना को जोड़ते हैं, फिर भी योजना के विभिन्न स्तर हैं:
- रणनीतिक योजना
- सामरिक योजना
- परिचालन की योजना
और विभिन्न प्रकार की योजनाएं हैं:
- आपदा योजना
- उत्तराधिकार की योजना बना
- संकट योजना
- मुआवजा योजना
व्यवस्थित करें
एक प्रबंधक को टीम के काम को सबसे कुशल और प्रभावी ढंग से करने के लिए टीमों, कार्यों और परियोजनाओं को व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए।
एक शुरुआत प्रबंधक के रूप में, आप एक छोटी सी कार्य टीम या एक परियोजना टीम आयोजित कर सकते हैं। जब आपको किसी विभाग या कंपनी का नया डिवीजन व्यवस्थित करना होता है तो ये वही कौशल बाद में आपके करियर में आवश्यक होगा।
जाहिर है, काम की योजना बनाने और इसे व्यवस्थित करने के बीच बहुत अधिक ओवरलैप है। जहां नियोजन की आवश्यकता है, इस पर ध्यान केंद्रित करने की योजना है, संगठन अधिक परिचालन है और इस पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है कि काम को सर्वोत्तम तरीके से कैसे प्राप्त किया जाए।
जब आप काम व्यवस्थित करते हैं, तो आपको यह करना होगा:
- आवश्यक भूमिका निर्धारित करें,
- भूमिकाओं को कार्यों को असाइन करें,
- भूमिका के लिए सर्वोत्तम संसाधन (लोग या उपकरण) निर्धारित करें,
- संसाधन प्राप्त करें और उन्हें भूमिकाओं में आवंटित करें , और
- भूमिकाओं और प्रतिनिधि प्राधिकरण और उनके लिए जिम्मेदारी के लिए संसाधन असाइन करें।
चाहे आपको एक छोटी टीम या प्रबंधन के लिए एक परियोजना सौंपा गया हो, शुरुआत में प्रबंधकों को कार्यालयों और डेटा सिस्टम को व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए।
आप अपनी टीम को एक साथ लाने के लिए लोगों को शारीरिक रूप से स्थानांतरित करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, लेकिन आपको इसे विचार करना चाहिए। दूसरी तरफ, आपको कई लोगों को एक छोटी सी जगह में स्थानांतरित करने की आवश्यकता हो सकती है और आपको चीजों को व्यवस्थित करना होगा ताकि टीम उस जगह के भीतर प्रभावी ढंग से काम कर सके। बाद में अपने करियर में, आपको कई अलग-अलग विभागों और उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं से टीमों को समायोजित करने के लिए एक कार्यालय आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
आपको उन सभी प्रणालियों को व्यवस्थित करने में भी सक्षम होना होगा जो आपके टीम को एकत्रित करने या वितरित करने के लिए आवश्यक डेटा को संभालेगा। इन दिनों, वे शायद कंप्यूटर सिस्टम हैं। आपको यह तय करना होगा कि, उदाहरण के लिए, आपको कंपनी के इंट्रानेट पर साझा वेब पेज या फ़ाइल सर्वर पर एक साझा फ़ोल्डर सेट अप करने की आवश्यकता है या नहीं। आप सिस्टम को व्यवस्थित करने के लिए कैसे जा रहे हैं, इसलिए जिन लोगों को जानकारी की आवश्यकता है, उनके पास इसका उपयोग है (और यह उन लोगों के लिए उपलब्ध नहीं है जो इसे नहीं देख सकते हैं, आपके प्रतिस्पर्धियों की तरह)?
अगर आपकी टीम को जानकारी के अलावा कुछ और जरूरत है, तो आपको व्यवस्थित करना होगा ताकि आपकी टीम को उनकी आवश्यकता हो, जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो, और दूसरों को बाहर निकल सके जो आपकी टीम सही समय पर उत्पन्न करती है।
खुद को व्यवस्थित करने के बारे में मत भूलना। हम प्रबंधन कौशल पिरामिड के स्तर 3 में उच्च स्तर पर इस पर जाएंगे, लेकिन शुरुआत प्रबंधक के रूप में भी आप स्वयं को , अपना समय और अपनी जगह व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए ताकि आप सबसे प्रभावी हो सकें।
अंत में, याद रखें, कि कभी-कभी चीजों को व्यवस्थित करने के लिए शायद ही कभी पर्याप्त होता है। संसाधनों, लक्ष्यों, और बाहरी कारकों में निरंतर परिवर्तन के साथ आपको आमतौर पर उनके लिए समायोजित करने के लिए पुनर्गठित करने की आवश्यकता होगी।
प्रत्यक्ष
निर्देशन कार्रवाई कदम है। आपने काम की योजना बनाई और व्यवस्थित किया है। अब आपको काम पूरा करने के लिए अपनी टीम को निर्देशित करना होगा। यह सुनिश्चित करके शुरू करें कि लक्ष्य टीम के हर किसी के लिए स्पष्ट है।
क्या वे सभी जानते हैं कि लक्ष्य क्या है? क्या वे सभी जानते हैं कि टीम को लक्ष्य में लाने में उनकी भूमिका क्या है? क्या उनके पास अपने हिस्से को करने के लिए आवश्यक सब कुछ है (संसाधन, अधिकार, समय, आदि)?
खींचो, पुश मत करो
टीम को अपने लक्ष्य की ओर निर्देशित करने में अधिक प्रभावी होगा यदि आप पुश करने के बजाय खींचें (उन्हें वापस ले जाएं) (वापस बैठें और ऑर्डर दें )। आप लोगों को अपनी टीम पर प्रेरित करना चाहते हैं और उन्हें टीम लक्ष्यों की ओर सहायता और प्रेरित करना चाहते हैं।
नियंत्रण
कुछ लेखकों ने इसे "समन्वय" या इसी तरह के शब्दों को बुलाकर इस कौशल को "नरम" करने का प्रयास किया है। मैं मजबूत शब्द, नियंत्रण पसंद करता हूं क्योंकि यह आवश्यक है कि प्रबंधक टीम की गतिविधियों को नियंत्रित करने में सक्षम हो।
उपर्युक्त चरणों में, आपने काम की योजना बनाई है, संसाधनों को सबसे कुशलतापूर्वक बनाने के लिए व्यवस्थित किया है, और टीम को काम शुरू करने का निर्देश दिया है। नियंत्रण चरण में, आप किए जा रहे कार्यों की निगरानी करते हैं। आप योजना में वास्तविक प्रगति की तुलना करते हैं। आप यह सत्यापित करते हैं कि संगठन आपके द्वारा डिज़ाइन किए जाने पर काम कर रहा है।
अगर सब कुछ ठीक हो रहा है, तो आपको मॉनीटर करने के अलावा कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है। हालांकि, शायद ही कभी होता है। कोई बीमार हो जाता है, डेटाबेस सॉर्ट प्रोजेक्ट की तुलना में प्रत्येक पुनरावृत्ति को अधिक समय लेता है, एक प्रमुख प्रतिद्वंद्वी अपनी कीमतें छोड़ देता है, आग अगले दरवाजे को इमारत को नष्ट कर देती है और आपको कई दिनों तक खाली करना पड़ता है, या कुछ अन्य कारक आपकी योजना को प्रभावित करते हैं। नियंत्रण चरण अब यह निर्देश देता है कि आपको प्रभाव को कम करने के लिए कार्रवाई करना है और जितनी जल्दी हो सके वांछित लक्ष्य पर चीजें वापस लाएं।
अक्सर इसका मतलब योजना चरण और समायोजन योजनाओं पर वापस जाना है। कभी-कभी इसे संगठन में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है। और आपको सभी को नए लक्ष्यों की ओर फिर से निर्देशित करना होगा और उन्हें प्रेरित करना होगा। फिर, ज़ाहिर है, आप नई योजना को नियंत्रित करते हैं और यदि आवश्यक हो तो समायोजित करें। यह चक्र तब तक जारी रहता है जब तक आप कार्य पूरा नहीं करते।
प्रबंधक नियंत्रण उपकरण
नियंत्रण चरण में, आप प्रदर्शन और गुणवत्ता के मानकों को सेट करते हैं और फिर आप यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी करते हैं कि वे मिलते हैं। आपके पास कई टूल उपलब्ध हैं क्योंकि ऐसी चीजें हैं जिन पर आपको निगरानी करने की आवश्यकता है।
- शेड्यूलिंग टूल्स - कई सॉफ़्टवेयर टूल आपको अपना शेड्यूल इनपुट करने और फिर नियमित रूप से प्रगति अपडेट करने की अनुमति देते हैं। कार्यक्रम शेड्यूल में बदलावों को हाइलाइट करेगा ताकि आप लेने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की पहचान कर सकें।
- वित्तीय नियंत्रण - एक प्रबंधक के रूप में, आपके पास आमतौर पर बजट होगा। वित्त विभाग की रिपोर्ट आपको बताएगी कि आपका व्यय (लोगों और अन्य संसाधनों पर) योजना से कैसे मेल खाता है।
- लोग नियंत्रण करते हैं - आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपकी टीम के सभी लोग योजनाबद्ध रूप से प्रदर्शन कर रहे हैं। यदि वे नहीं हैं, तो आपको कारण ढूंढने और ठीक करने की आवश्यकता है। क्या वे लक्ष्य को नहीं समझते हैं? क्या उनके पास कुछ संसाधन या कौशल नहीं है? क्या उनके लिए कार्य बहुत बड़ा है और इसे किसी अन्य संसाधन में संशोधित या असाइन करने की आवश्यकता है? प्रबंधक के रूप में आपका काम मतलब है कि उनके टीम के सदस्यों को फीडबैक मिलते हैं कि उनका प्रदर्शन योजना को कैसे पूरा करता है। जब ऐसा नहीं होता है, तो आपको सुधारात्मक कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है।