प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली के लिए चरण-दर-चरण
आखिरकार, आपके संगठन में कितने लोग यह सुनना चाहते हैं कि वे पिछले साल से कम थे? कितने प्रबंधक तर्कों का सामना करना चाहते हैं और मनोबल को कम करना चाहते हैं जो निष्पादन मूल्यांकन प्रक्रिया से हो सकता है ?
कितने पर्यवेक्षकों का मानना है कि उनका समय पेशेवर रूप से दस्तावेज़ों के लिए अच्छी तरह से खर्च किया गया है और उनके फीडबैक का समर्थन करने के लिए प्रमाण प्रदान करता है - पूरे साल? इसके अलावा, प्रत्येक व्यक्ति के काम से प्रदर्शन मूल्यांकन के लिए सबसे महत्वपूर्ण आउटपुट, आपके वर्तमान कार्य प्रणाली में परिभाषित या मापन योग्य नहीं हो सकते हैं। मूल्यांकन प्रणाली को प्रबंधित करने के लिए एक कदम कठिन है और कर्मचारियों की वेतन वृद्धि को उनकी संख्यात्मक रेटिंग में जोड़ दें ।
यदि प्रदर्शन मूल्यांकन का सही लक्ष्य कर्मचारी विकास और संगठनात्मक सुधार है, तो प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली में जाने पर विचार करें। जो आप वास्तव में अपने संगठन में बनाना चाहते हैं उस पर फ़ोकस रखें - प्रदर्शन प्रबंधन और विकास।
उस प्रणाली के हिस्से के रूप में, आप प्रदर्शन प्रबंधन और विकास प्रक्रिया में अपनी भागीदारी के मार्गदर्शन के लिए इस चेकलिस्ट का उपयोग करना चाहेंगे। आप अधिक पारंपरिक प्रदर्शन मूल्यांकन प्रक्रिया में आपकी सहायता के लिए इस चेकलिस्ट का भी उपयोग कर सकते हैं।
यदि आप इस चेकलिस्ट का पालन करते हैं, तो मुझे आश्वस्त है कि आप एक प्रदर्शन प्रबंधन और विकास प्रणाली प्रदान करेंगे जो वर्तमान में आपके द्वारा प्रबंधित मूल्यांकन प्रक्रिया में काफी सुधार करेगा। कर्मचारी भाग लेने के बारे में बेहतर महसूस करेंगे और प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली सकारात्मक प्रदर्शन को भी प्रभावित कर सकती है।
प्रदर्शन प्रबंधन के लिए तैयारी और योजना
एक पारंपरिक कर्मचारी मूल्यांकन प्रक्रिया में सुधार के लिए, सामने के अंत में, अधिकतर काम का निवेश किया जाता है। वास्तव में, प्रबंधक महसूस कर सकते हैं कि नई प्रक्रिया बहुत समय लेने वाली है।
एक बार विकास लक्ष्यों की नींव जगह पर है, हालांकि, प्रणाली को प्रशासित करने का समय कम हो जाता है। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, इनमें से प्रत्येक कदम कर्मचारी की भागीदारी और सहयोग के साथ लिया जाता है।
सामान्य कार्य प्रणाली में प्रदर्शन प्रबंधन और विकास
- नौकरी , नौकरी कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के उद्देश्य को परिभाषित करें।
- मापनीय परिणामों के साथ प्रदर्शन लक्ष्यों को परिभाषित करें।
- प्रत्येक नौकरी की ज़िम्मेदारी और लक्ष्य की प्राथमिकता को परिभाषित करें।
- नौकरी के प्रमुख घटकों के लिए प्रदर्शन मानकों को परिभाषित करें।
- अंतरिम चर्चाएं आयोजित करें और कम से कम तिमाही में कर्मचारी प्रदर्शन के बारे में प्रतिक्रिया दें , अधिमानतः दैनिक, संक्षेप में और चर्चा की जाए। (सकारात्मक और रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करें।)
- महत्वपूर्ण घटना रिपोर्ट के माध्यम से प्रदर्शन का रिकॉर्ड बनाए रखें। ( एक कर्मचारी फ़ाइल में , तिमाही में योगदान या समस्याओं के बारे में जोट नोट्स।)
- व्यापक प्रतिक्रिया के लिए अवसर प्रदान करें। एक 360-डिग्री प्रदर्शन प्रतिक्रिया प्रणाली का उपयोग करें जिसमें कर्मचारी के साथियों, ग्राहकों और उन लोगों की प्रतिक्रिया शामिल है जो उन्हें रिपोर्ट कर सकते हैं।
- यदि कर्मचारी अपेक्षाओं को पूरा नहीं कर रहा है तो एक कोचिंग और सुधार योजना का विकास और प्रशासन करें।
प्रदर्शन विकास योजना बैठक के लिए तत्काल तैयारी
- प्रदर्शन विकास योजना (पीडीपी) की बैठक को निर्धारित करें और प्रदर्शन विकास योजना (पीडीपी) विकसित करने के लिए कर्मचारियों के सदस्य के साथ पूर्व-कार्य परिभाषित करें।
- कर्मचारी सदस्य व्यक्तिगत प्रदर्शन की समीक्षा करता है, दस्तावेजों की आत्म-मूल्यांकन टिप्पणियां दस्तावेज करता है और उपलब्ध होने पर 360-डिग्री फीडबैक परिणाम सहित आवश्यक दस्तावेज एकत्र करता है।
- पर्यवेक्षक कर्मचारी के काम से परिचित अन्य लोगों से कार्य रिकॉर्ड, रिपोर्ट और इनपुट सहित डेटा एकत्र करके पीडीपी मीटिंग के लिए तैयार करता है।
- दोनों जांच करते हैं कि कर्मचारी सभी मानदंडों के खिलाफ कैसे प्रदर्शन कर रहा है, और संभावित विकास के क्षेत्रों के बारे में सोचता है।
- पीडीपी मीटिंग के लिए एक योजना विकसित करें जिसमें प्रदर्शन विकास उपकरण पर सभी प्रश्नों के उत्तर, उदाहरण, दस्तावेज़ीकरण आदि शामिल हैं।
प्रदर्शन विकास प्रक्रिया (पीडीपी) मीटिंग
- कर्मचारी व्यक्ति के साथ एक आरामदायक, निजी सेटिंग और तालमेल स्थापित करें।
- एक प्रदर्शन विकास योजना बनाने के लिए, बैठक के उद्देश्य पर चर्चा करें और सहमति दें।
- स्टाफ सदस्य तिमाही के दौरान हासिल की गई उपलब्धियों और प्रगति पर चर्चा करता है।
- कर्मचारी सदस्य उन तरीकों की पहचान करता है जिसमें वह प्रशिक्षण, असाइनमेंट, नई चुनौतियों और अन्य सहित अपने पेशेवर प्रदर्शन को और विकसित करना चाहते हैं।
- पर्यवेक्षक तिमाही के लिए प्रदर्शन पर चर्चा करता है और उन तरीकों का सुझाव देता है जिनमें कर्मचारी सदस्य अपना प्रदर्शन विकसित कर सकते हैं।
- कर्मचारी के विकास और सुधार के चयनित क्षेत्रों में पर्यवेक्षक के विचार जोड़ें।
- समझौते और असहमति के क्षेत्रों पर चर्चा करें, और सर्वसम्मति तक पहुंचें।
- आने वाली तिमाही और सामान्य रूप से नौकरी की ज़िम्मेदारियों की जांच करें।
- प्रमुख नौकरी जिम्मेदारियों के प्रदर्शन के मानकों पर सहमत हैं।
- तिमाही के लिए लक्ष्य निर्धारित करें ।
- चर्चा करें कि लक्ष्य संगठन की व्यावसायिक योजना, विभाग के उद्देश्यों आदि की पूर्ति का समर्थन कैसे करते हैं।
- प्रत्येक लक्ष्य के लिए एक माप पर सहमत हैं।
- मान लीजिए प्रदर्शन संतोषजनक है, कर्मचारियों के साथ एक विकास योजना स्थापित करें, जो उन्हें उनके लिए महत्वपूर्ण तरीके से व्यावसायिक रूप से बढ़ने में मदद करता है।
- यदि प्रदर्शन संतोषजनक से कम है, तो एक लिखित प्रदर्शन सुधार योजना विकसित करें, और अधिक लगातार प्रतिक्रिया मीटिंग शेड्यूल करें । निरंतर खराब प्रदर्शन से जुड़े परिणामों के कर्मचारी को याद दिलाएं।
- पर्यवेक्षक और कर्मचारी पर्यवेक्षक और विभाग के लिए कर्मचारी प्रतिक्रिया और रचनात्मक सुझावों पर चर्चा करते हैं।
- पर्यवेक्षक या कर्मचारी किसी और चीज पर चर्चा करना चाहते हैं, उम्मीद है कि बैठक के दौरान अब तक स्थापित सकारात्मक और रचनात्मक वातावरण को बनाए रखा जाए।
- चर्चा को इंगित करने के लिए प्रदर्शन विकास उपकरण पर परस्पर हस्ताक्षर करें।
- एक सकारात्मक और सहायक तरीके से बैठक समाप्त करें। पर्यवेक्षक विश्वास व्यक्त करते हैं कि कर्मचारी योजना को पूरा कर सकता है और पर्यवेक्षक समर्थन और सहायता के लिए उपलब्ध है।
- आमतौर पर त्रैमासिक औपचारिक अनुवर्ती के लिए समय-सीमा निर्धारित करें।
प्रदर्शन विकास प्रक्रिया बैठक के बाद
- यदि एक प्रदर्शन सुधार योजना आवश्यक थी, निर्दिष्ट समय पर अनुवर्ती।
- तिमाही में प्रदर्शन प्रतिक्रिया और चर्चाओं के साथ नियमित रूप से पालन करें। (प्रदर्शन कर्मचारी को प्रदर्शन विकास बैठक में प्रतिक्रिया की सामग्री के बारे में कभी भी आश्चर्यचकित नहीं होना चाहिए।)
- पर्यवेक्षक को विकास योजना पर सहमत प्रतिबद्धताओं के संबंध में वचनबद्धता रखने की आवश्यकता है, जिसमें नौकरी से दूर समय, पाठ्यक्रमों के लिए भुगतान, कार्य असाइनमेंट पर सहमति आदि शामिल हैं।
- पर्यवेक्षक को विभागीय सदस्यों से प्रतिक्रिया पर कार्य करने की आवश्यकता होती है और कर्मचारियों के सदस्यों को पता है कि उनकी प्रतिक्रिया के आधार पर क्या बदल गया है।
- मानव संसाधन कार्यालय के लिए उपयुक्त दस्तावेज अग्रेषित करें और आसान पहुंच और रेफ़रल के लिए योजना की एक प्रति बनाए रखें।