एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में आपको क्या करना चाहिए (और नहीं होना चाहिए)
दूसरों में, एचआर कर्मचारियों तक पहुंच सीमित है और कर्मचारी अपने रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध कर सकते हैं । वकीलों मुकदमे और समान रोजगार अवसर आयोग (ईईओसी) शिकायतों के लिए कर्मियों के रिकॉर्ड की सामग्री को भी कम कर सकते हैं।
एक पूर्व कर्मचारी अपने कर्मियों के रिकॉर्ड की प्रतिलिपि का भी अनुरोध कर सकता है।
इन सभी संभावित उपयोगों और आपके कर्मियों के रिकॉर्ड के संभावित दर्शकों के साथ, नियोक्ता को अपने कर्मियों के रिकॉर्ड में किसी कर्मचारी के रोजगार इतिहास के निष्पक्ष, तथ्यात्मक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने के लिए सावधानी बरतनी चाहिए। नतीजतन, इन सामान्य दिशानिर्देशों को उन दस्तावेज़ों पर लागू करें जिन्हें आप अपने संगठन के कर्मियों के रिकॉर्ड में रखते हैं।
कर्मचारी कर्मियों की फाइल की सामग्री के लिए सामान्य दिशानिर्देश
- कर्मियों के रिकॉर्ड में जानकारी तथ्यात्मक होना चाहिए। पर्यवेक्षक या मानव संसाधन कर्मचारियों की राय; यादृच्छिक नोट्स; गपशप; निष्पक्ष अफवाहें; प्रश्न, रिपोर्ट, या अन्य कर्मचारियों से tattletale आरोप जो अनदेखा हैं; आरोपों का पीछा नहीं किया, जांच की, और निष्कर्ष निकाला; और किसी भी अन्य गैर तथ्यात्मक जानकारी, टिप्पणी, या नोट किसी कर्मचारी की कर्मियों फ़ाइल से बाहर रखा जाना चाहिए।
आक्रामक टिप्पणी के सबसे बुरे उदाहरणों में से एक है कि एक मानव संसाधन प्रबंधक को एक कर्मियों के रिकॉर्ड में दाखिल पाया गया, जिसमें एक भर्ती प्रबंधक के साक्षात्कार नोट शामिल थे। एक ने कहा: "संभवतः सीढ़ियों को ऊपर और नीचे उठने के लिए बहुत मोटा होना चाहिए।" कल्पना करें कि कर्मचारी, एक वकील, और यहां तक कि भावी कर्मचारी और पर्यवेक्षक भी इस तरह की टिप्पणियां पढ़ रहे हैं।
एक और कंपनी में, मैनेजर को असंबद्ध नोट्स मिले कि प्रबंधकों और अन्य ने कर्मचारी की फाइलों में रखा था, जैसे कि "मैरी गुस्से में थी क्योंकि उसे उठाना नहीं था। उसने अपने काम को धीरे-धीरे अपने प्रबंधक के साथ पाने के लिए धीमा कर दिया।" समस्या देखें?
- कार्मिक रिकॉर्ड विचारपूर्वक उनके उचित फ़ाइल स्थानों को असाइन किया जाना चाहिए। राज्य और संघीय कानूनों , स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और अकाउंटबिलिटी एक्ट 1 99 6 (एचआईपीएए) , और नियोक्ता सर्वोत्तम प्रथाओं जैसे रोजगार कानूनों के आधार पर आपके कंपनी के कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए एक प्रोटोकॉल निर्धारित करें।
फिर, प्रोटोकॉल के साथ छड़ी। जब आप मेडिकल फाइल में होते हैं तो आप कर्मियों की फाइल में टकराए गए यादृच्छिक डॉक्टर के बहाने नहीं ढूंढना चाहते हैं। न ही, क्या आप पेरोल फ़ाइल में किसी कर्मचारी के प्रचार के लिए तर्क और औचित्य चाहते हैं।
आप एक भर्ती निर्णय के रिकॉर्ड भी नहीं चाहते हैं जिसमें कर्मियों की फाइल में पूर्व नियोक्ता के साथ चर्चा से पृष्ठभूमि जांच या नोट शामिल हों ।
- पर्यवेक्षकों, प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों जो कर्मियों के रिकॉर्ड में दस्तावेज डालते हैं उन्हें दस्तावेज़ीकरण को उचित रूप से लिखने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। एक कर्मचारी ने कहा कि कर्मचारी पूरी तरह से मृतक था, आपके कर्मियों को किसी भी पुरस्कार का रिकॉर्ड नहीं मिलेगा, लेकिन अनियंत्रित पर्यवेक्षकों को समान बयान लिखने के लिए जाना जाता है।
बेहतर अभी तक, अपने एचआर स्टाफ व्यक्ति को फ़ाइलों तक पहुंच सीमित करें जो रिकॉर्ड के लिए ज़िम्मेदार है और जानता है कि कर्मियों की फाइल में क्या होना चाहिए और नहीं रखा जाना चाहिए। - किसी कर्मचारी के रोजगार इतिहास के सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं को शामिल करने के लिए कर्मियों के रिकॉर्ड में आपके द्वारा दी गई जानकारी को संतुलित करें। अक्सर, कर्मियों के रिकॉर्ड हर नकारात्मक घटना पर जोर देते हैं और सकारात्मक घटकों को याद करते हैं।
- पर्यवेक्षक के निजी नोट्स के बीच उनके रिपोर्टिंग स्टाफ और आधिकारिक कंपनी कर्मियों के रिकॉर्ड के बारे में अंतर को पहचानें। पर्यवेक्षक के नोट्स जो प्रदर्शन सुधार के लिए उपयोग किए जाते हैं, परियोजनाओं और लक्ष्य पूर्ण करने के लिए, और उचित रूप से वृद्धि और प्रदर्शन विकास योजनाओं को निर्धारित करने के लिए, पर्यवेक्षक की निजी फ़ाइल में हैं, न कि कंपनी के आधिकारिक कर्मियों के रिकॉर्ड में।
पर्यवेक्षकों को नोट्स लेने और उनकी प्रबंधन फ़ाइल में दस्तावेज़ों को बनाए रखने के तरीके में प्रशिक्षित करने की आवश्यकता भी पहचानें। तथ्यों के लिए समान मानदंड, राय नहीं, और विशिष्ट उदाहरण, सुनवाई नहीं, निजी नोट्स पर लागू होते हैं।
पर्यवेक्षक के निजी नोट्स को मुकदमे के उदाहरण में कम किया जा सकता है, इसलिए निजी नोट्स के लिए भी सावधानी बरतनी चाहिए। पर्यवेक्षकों का अभ्यास आधिकारिक कर्मचारी कर्मियों की फाइल में उनके रिकॉर्ड फाइल में मौजूद रिकॉर्ड्स की प्रतियां रखने की सिफारिश नहीं की जाती है।
- दस्तावेज और साक्षात्कार नोट्स भर्ती एक कट्टरपंथी प्रस्तुत करते हैं। सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि आप जो भी स्थिति भरते हैं, उसके लिए एक अलग फ़ाइल बनाए रखना है जिसमें उस पद को पोस्टिंग से संदर्भ जांच में भरने से संबंधित सभी दस्तावेज शामिल हैं। आवेदकों के रिज्यूमे, कवर लेटर, और एप्लिकेशन इस फाइल में हैं, सिवाय इसके कि आपको नियोजित कर्मचारी के आवेदन को कर्मचारी कर्मियों की फाइल में ले जाना चाहिए।
इस फ़ाइल में आधिकारिक चेकलिस्ट और फॉर्म हैं जो संभावित कर्मचारी की योग्यता के निष्पक्ष प्रतिनिधित्व के लिए प्रयास करते हैं और सबसे योग्य उम्मीदवार को किराए पर लेने के आपके निर्णय का समर्थन करते हैं। भर्ती प्रबंधक के विचारों और नोट्स जो भर्ती प्रक्रिया के दौरान किए गए थे, इस फ़ाइल में शामिल नहीं हैं। मानव संसाधन इन नोटों को रोजगार के फैसले पर पूर्ण दस्तावेज बनाए रखने के लिए एकत्र कर सकते हैं, लेकिन वे कर्मियों के रिकॉर्ड में शामिल नहीं हैं।
- पदोन्नति जैसे रोजगार निर्णयों , पार्श्व अवसरों में स्थानांतरण , और वेतन वृद्धि के बारे में तथ्यात्मक दस्तावेज कर्मियों के रिकॉर्ड में हैं। कर्मचारी के बारे में पर्यवेक्षक या मानव संसाधन की राय नहीं है। आधिकारिक अनुशासनात्मक कार्रवाई दस्तावेज जैसे लिखित चेतावनी कर्मचारी की कर्मियों की फाइल में भी संबंधित है।
दस्तावेजों के विशिष्ट उदाहरण जो कर्मियों के रिकॉर्ड में नहीं होना चाहिए
निम्नलिखित जानकारी कर्मियों के रिकॉर्ड में नहीं रखी जानी चाहिए। दस्तावेज़ीकरण को एक अलग फ़ाइल की आवश्यकता हो सकती है, जिसे पर्यवेक्षी या प्रबंधन नोट्स के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, या नियोक्ता द्वारा बिल्कुल नहीं रखा जाना चाहिए।
- चिकित्सा फाइल में कोई भी चिकित्सा जानकारी संबंधित है।
- पेरोल जानकारी पेरोल फ़ाइल में संबंधित है ।
- दस्तावेज जिनमें कर्मचारी सोशल सिक्योरिटी नंबर शामिल हैं या किसी कर्मचारी के संरक्षित वर्गीकरण जैसे आयु, जाति, लिंग, राष्ट्रीय मूल, विकलांगता, वैवाहिक स्थिति, धार्मिक मान्यताओं और आगे के बारे में जानकारी कर्मियों की फाइलों में कभी नहीं रखी जानी चाहिए।
- एक कर्मचारी के काम के प्रबंधन के उद्देश्य के लिए पर्यवेक्षी दस्तावेज , लक्ष्य निर्धारित करना, प्रदान की गई प्रतिक्रिया और आगे एक निजी, पर्यवेक्षक या प्रबंधक के स्वामित्व वाले फ़ोल्डर में दायर किया जाना चाहिए।
- कर्मचारी शिकायत, गवाह साक्षात्कार, कर्मचारी साक्षात्कार, निष्कर्ष, वकील की सिफारिशें, और संकल्प सहित जांच सामग्री , साथ ही कोई प्रतिशोध सुनिश्चित करने के लिए फॉलो-अप, कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग एक जांच फ़ाइल में रहना चाहिए।
- कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड से दूर, I-9 फ़ाइल या स्थान में कर्मचारी I-9 फॉर्म फ़ाइल करें ।
- आपराधिक इतिहास, क्रेडिट रिपोर्ट, और बहुत आगे सहित पृष्ठभूमि जांच रखें, और एक अलग फ़ाइल में दवा परीक्षण के नतीजे जो पर्यवेक्षकों, प्रबंधकों और कर्मचारी तक नहीं पहुंच सकते हैं। एसएचआरएम या तो इस अलग फाइल की सिफारिश करता है या सिफारिश करता है कि यह जानकारी कर्मचारी की मेडिकल फाइल में भी दायर की जा सकती है।
- कर्मचारी समान अवसरों के रिकॉर्ड जैसे स्वयं पहचान फॉर्म और सरकारी रिपोर्ट कर्मियों की फाइल में नहीं रखी जानी चाहिए और न ही पर्यवेक्षक के पास कहीं भी पहुंच होनी चाहिए।
यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आपका संगठन उचित स्थानों पर तथ्यात्मक, सहायक रोजगार इतिहास और कर्मियों के रिकॉर्ड को प्रभावी रूप से संग्रहीत कर रहा है।
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