चाहे यह एक प्रदर्शन समीक्षा है , एक वेतन समायोजन बैठक, या प्रदर्शन सुधार योजना (पीआईपी) के कार्यान्वयन, ये सुझाव आपको अधिक आत्मविश्वास से बैठक का नेतृत्व करने में मदद करेंगे।
ये सुझाव कर्मचारियों के साथ आपकी दैनिक बातचीत में लागू होते हैं। नौकरी लक्ष्यों और प्रदर्शन पर चर्चा करने के लिए कर्मचारियों के साथ आपकी आवधिक, औपचारिक बैठकों में वे भी महत्वपूर्ण हैं। ये दस युक्तियाँ आपको प्रदर्शन समीक्षा सकारात्मक और प्रेरक बनाने में मदद करेंगी। वे सुधार करेंगे-अपरिवर्तित नहीं-आपकी रिपोर्टिंग कर्मचारियों से बातचीत करने की आपकी क्षमता।
प्रदर्शन समीक्षा युक्तियाँ
कर्मचारी को औपचारिक प्रदर्शन चर्चा मीटिंग में पहली बार सुधार की आवश्यकता में सकारात्मक प्रदर्शन या प्रदर्शन के बारे में कभी नहीं सुनना चाहिए जब तक कि यह नई जानकारी या अंतर्दृष्टि न हो। प्रभावी प्रबंधकों नियमित रूप से दैनिक या साप्ताहिक में नियमित रूप से सुधार के लिए सकारात्मक प्रदर्शन और क्षेत्रों दोनों पर चर्चा करते हैं। प्रदर्शन समीक्षा चर्चा की सामग्री को महत्वपूर्ण बिंदुओं पर फिर से जोर देने का लक्ष्य रखें।
नियमित प्रतिक्रिया प्रदान करने के हित में, प्रदर्शन समीक्षा वार्षिक घटना नहीं होती है । कर्मचारियों के साथ तिमाही मीटिंग की सिफारिश की जाती है।
एक मध्यम आकार की कंपनी में, नौकरी की योजना और मूल्यांकन वर्ष में दो बार होता है। कर्मचारियों के लिए करियर विकास योजना सालाना दो बार निर्धारित की जाती है, इसलिए कर्मचारी सालाना चार बार औपचारिक रूप से अपने काम और करियर पर चर्चा करता है।
आपकी प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया के घटकों से कोई फर्क नहीं पड़ता, पहला कदम लक्ष्य सेटिंग है ।
यह जरूरी है कि कर्मचारी जानता है कि उसके प्रदर्शन से क्या अपेक्षा की जाती है। प्रदर्शन के बारे में आपकी आवधिक चर्चा कर्मचारियों के काम के इन महत्वपूर्ण हिस्सों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।
आपको इस नौकरी योजना को दस्तावेज करने की आवश्यकता है: नौकरी योजना या नौकरी अपेक्षाओं के प्रारूप में लक्ष्यों और अपेक्षाओं, या आपके नियोक्ता के प्रारूप में। एक लिखित समझौते और कर्मचारी के लक्ष्यों की एक साझा तस्वीर के बिना, कर्मचारी के लिए सफलता की संभावना नहीं है।
तैयारी और लक्ष्य सेटिंग के दौरान, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप कर्मचारी के प्रदर्शन को कैसे स्पष्ट करेंगे। आप जो कर्मचारी खोज रहे हैं और वास्तव में प्रदर्शन का आकलन कैसे करेंगे, उसका वर्णन करें। मूल्यांकन प्रक्रिया में कर्मचारी के साथ उनकी भूमिका पर चर्चा करें। यदि आपके संगठन की प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया में एक कर्मचारी आत्म-मूल्यांकन शामिल है , तो फॉर्म साझा करें और स्वयं मूल्यांकन के बारे में बात करें।
प्रदर्शन समीक्षा प्रारूप साझा करना
सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारी के साथ प्रदर्शन समीक्षा प्रारूप भी साझा करते हैं, इसलिए वह प्रदर्शन समीक्षा समय अवधि के अंत में आश्चर्यचकित नहीं है। इस मूल्यांकन चर्चा का एक महत्वपूर्ण घटक कर्मचारी के साथ साझा करना है कि आपका संगठन प्रदर्शन का आकलन कैसे करेगा।
कर्मचारी को यह समझने की जरूरत है कि यदि वह अपेक्षित करता है, तो उसे एक निष्पादित कर्मचारी माना जाएगा।
कुछ संगठनों में जो कर्मचारियों को रैंक करते हैं, यह पांच-बिंदु पैमाने पर तीनों के बराबर है। एक कर्मचारी को केवल एक उत्कृष्ट कर्मचारी माना जाने से अधिक करना चाहिए।
सींग और हेलो प्रभाव से बचें जिसमें बैठक में चर्चा की गई सभी चीजों में सकारात्मक और नकारात्मक हालिया घटनाएं शामिल हैं। हाल की घटनाएं कर्मचारी के प्रदर्शन के आपके फैसले को रंग देती हैं। इसके बजाए, आप पूर्ण परियोजनाओं जैसे सकारात्मक घटनाओं को दस्तावेज करने और प्रदर्शन की समीक्षा को कवर करने की पूरी अवधि के दौरान, मिस्ड डेडलाइन जैसी नकारात्मक घटनाओं को दस्तावेज करने के लिए ज़िम्मेदार हैं।
(कुछ संगठनों में, इन्हें महत्वपूर्ण घटना रिपोर्ट कहा जाता है।) कर्मचारी से ऐसा करने के लिए कहें ताकि एक साथ जब आप अपनी चर्चा को कवर करते समय कर्मचारी के प्रदर्शन पर एक व्यापक रूप से विकास कर सकें।
सॉलिस फीडबैक
कर्मचारी के साथ मिलकर काम करने वाले सहयोगियों से सॉलिड फीडबैक। कभी - कभी 360-डिग्री फीडबैक कहा जाता है क्योंकि आप कर्मचारी के लिए अपने मालिक, सहकर्मियों और किसी भी रिपोर्टिंग स्टाफ से फीडबैक प्राप्त कर रहे हैं, तो आप कर्मचारी के लिए प्रदान की जाने वाली प्रदर्शन जानकारी को विस्तृत करने के लिए प्रतिक्रिया का उपयोग करते हैं।
प्रतिक्रिया जानकारी प्राप्त करने के लिए अनौपचारिक चर्चाओं के साथ शुरू करें। एक प्रारूप विकसित करने पर विचार करें ताकि प्रतिक्रिया प्रबंधक को पचाने और साझा करना आसान हो। यदि आपकी कंपनी एक फॉर्म का उपयोग करती है जिसे आप बैठक के पहले भरते हैं, तो मीटिंग के पहले कर्मचारी को प्रदर्शन समीक्षा दें। इससे कर्मचारी आपके विवरणों की चर्चा से पहले सामग्री को पचाने की अनुमति देता है। यह सरल इशारा प्रदर्शन समीक्षा मीटिंग से बहुत सारी भावनाओं और नाटक को हटा सकता है।
एक चर्चा के लिए तैयारी कर रहा है
कर्मचारी के साथ चर्चा के लिए तैयार करें। तैयारी के बिना कभी भी प्रदर्शन समीक्षा में न जाएं। यदि आप इसे विंग करते हैं, तो प्रदर्शन समीक्षा विफल हो जाती है। आप प्रतिक्रिया और सुधार के लिए महत्वपूर्ण अवसरों को याद करेंगे, और कर्मचारी को उनकी सफलताओं के बारे में प्रोत्साहित नहीं किया जाएगा। प्रदर्शन समीक्षा अवधि के दौरान आपने जो दस्तावेज़ बनाए रखा है, वह आपको अच्छी तरह से सेवा प्रदान करता है जब आप किसी कर्मचारी की प्रदर्शन समीक्षा के लिए तैयार होते हैं।
यदि आवश्यक हो, तो अपने मानव संसाधन कर्मचारियों, एक सहयोगी, या अपने प्रबंधक के साथ अभ्यास दृष्टिकोण। प्रतिक्रिया के मुख्य बिंदुओं के साथ जोट नोट्स। बुलेट बिंदु शामिल करें जो स्पष्ट रूप से उस बिंदु को स्पष्ट करता है जिसे आप कर्मचारी को बनाने की योजना बनाते हैं। जितना अधिक आप पैटर्न की पहचान कर सकते हैं और उदाहरण दे सकते हैं, उतना बेहतर कर्मचारी समझ जाएगा और प्रतिक्रिया पर कार्य करने में सक्षम होगा।
एक कर्मचारी के साथ बैठक
जब आप कर्मचारी से मिलते हैं, तो उसके प्रदर्शन के सकारात्मक पहलुओं पर समय बिताएं। ज्यादातर मामलों में, कर्मचारी के प्रदर्शन के सकारात्मक घटकों की चर्चा नकारात्मक घटकों की तुलना में अधिक समय लेनी चाहिए।
आपके ऊपर के औसत प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों और आपके प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों के लिए, सकारात्मक प्रतिक्रिया और कर्मचारी कैसे उनके प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए जारी रख सकते हैं, चर्चा के बहुमत में शामिल होना चाहिए। कर्मचारी को यह पुरस्कृत और प्रेरक मिलेगा।
कोई कर्मचारी का प्रदर्शन पूरी तरह ऋणात्मक नहीं है-यदि हां, तो कर्मचारी अभी भी आपके संगठन के लिए क्यों काम करता है? लेकिन, उन क्षेत्रों को नजरअंदाज न करें जिन्हें सुधार की आवश्यकता है। विशेष रूप से एक कम प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी के लिए, सीधे बात करें और शब्दों को कम न करें। यदि आप प्रत्यक्ष नहीं हैं, तो कर्मचारी प्रदर्शन की स्थिति की गंभीरता को समझ नहीं पाएगा। प्रदर्शन समीक्षा द्वारा कवर की गई समयावधि अवधि से उदाहरणों का उपयोग करें।
वार्तालाप एक उत्पादक प्रदर्शन मीटिंग की कुंजी है
जिस भावना में आप इस वार्तालाप से संपर्क करते हैं, उसमें अंतर आएगा कि यह प्रभावी है या नहीं। यदि आपका इरादा वास्तविक है, तो कर्मचारी को सुधारने में मदद करने के लिए, और आपके कर्मचारी के साथ सकारात्मक संबंध है, वार्तालाप आसान और अधिक प्रभावी है।
कर्मचारी को भरोसा है कि आप उसे अपने प्रदर्शन में सुधार करने में मदद करना चाहते हैं। उसे आपको यह सुनने की जरूरत है कि आपको सुधार करने की क्षमता में विश्वास है। इससे उन्हें विश्वास होता है कि उसके पास सुधार करने के लिए आवश्यक क्षमता और समर्थन है।
जब आप प्रदर्शन समीक्षा मीटिंग को परिभाषित करते हैं तो वार्तालाप कीवर्ड होता है। यदि आप सभी बात कर रहे हैं या बैठक व्याख्यान बन जाती है, तो प्रदर्शन समीक्षा कम प्रभावी होती है। कर्मचारी महसूस करेगा जैसे वह चिल्लाया गया था और अन्याय से व्यवहार किया था। ऐसा नहीं है कि आप कर्मचारियों को महसूस करना चाहते हैं क्योंकि वे अपनी प्रदर्शन समीक्षा छोड़ देते हैं।
आप एक कर्मचारी चाहते हैं जो बढ़ने, विकसित करने और योगदान करने की अपनी क्षमता के बारे में प्रेरित और उत्साहित हो। प्रदर्शन समीक्षा मीटिंग्स के लिए लक्ष्य जिसमें कर्मचारी आधे से अधिक समय से बात करता है। आप इस तरह के प्रश्न पूछकर इस वार्तालाप को प्रोत्साहित कर सकते हैं।
- इस तिमाही के लिए आप अपने लक्ष्यों के बारे में सबसे चुनौतीपूर्ण होने की क्या उम्मीद करते हैं?
- विभाग आपके लिए कौन सा समर्थन प्रदान कर सकता है जो आपको इन लक्ष्यों तक पहुंचने में मदद करेगा?
- इस वर्ष हमारी कंपनी में आपकी उपलब्धियों के लिए आपकी क्या उम्मीद है?
- मैं आपके लिए बेहतर प्रबंधक कैसे बन सकता हूं?
- आप कितनी बार फीडबैक प्राप्त करना चाहेंगे?
- हम किस प्रकार का शेड्यूल स्थापित कर सकते हैं ताकि आप माइक्रोमैनेज महसूस न करें, लेकिन मुझे आपके लक्ष्यों पर आपकी प्रगति के लिए आवश्यक प्रतिक्रिया प्राप्त होती है?
- हमारी साप्ताहिक एक-एक बैठक में एक सहायक एजेंडा क्या होगा?
यदि आप इन प्रदर्शन समीक्षा युक्तियों को दिल में लेते हैं और अपनी प्रदर्शन समीक्षा मीटिंग में इन सिफारिशों का अभ्यास करते हैं, तो आप अपने प्रबंधन टूल बैग के लिए एक महत्वपूर्ण टूल विकसित करेंगे। प्रदर्शन समीक्षा कर्मचारियों के साथ आपके रिश्ते को बढ़ा सकती है, आपके संगठन के लिए प्रदर्शन में सुधार कर सकती है, और कर्मचारियों और कार्य संबंधों के लिए एक वरदान कर्मचारी-प्रबंधक संचार को काफी बढ़ा सकती है।